Se a sua empresa usa ponto eletrônico, existe um arquivo que precisa estar sempre pronto para ser entregue: o AFD. Ele é a base de toda a comprovação da jornada de trabalho e é o primeiro documento que um auditor fiscal costuma solicitar em uma fiscalização.

Ainda assim, muitos profissionais de RH e Departamento Pessoal só descobrem o que é o AFD do ponto eletrônico quando o fiscal já está na empresa. E aí a pressa vira risco: arquivo em formato errado, período incompleto ou sistema que simplesmente não gera o documento no padrão exigido.

Neste artigo, você vai entender o que é o arquivo AFD, para que ele serve, como cada tipo de registrador de ponto gera e exporta esse arquivo, qual é a diferença entre AFD e AEJ e como garantir mais segurança no controle de jornada da sua empresa. Acompanhe!

O que é AFD no ponto eletrônico?

AFD é a sigla para Arquivo Fonte de Dados. Trata-se de um arquivo em formato de texto, com estrutura padronizada pelo Ministério do Trabalho e Emprego, que reúne todos os registros de ponto captados pelo sistema da empresa exatamente como eles aconteceram.

A palavra-chave aqui é bruto. O AFD não interpreta nada: ele não separa entrada, intervalo e saída, não aplica a jornada contratual, não calcula hora extra e não considera justificativas. Entretanto, ele guarda, em ordem sequencial, cada evento registrado pelo Registrador Eletrônico de Ponto (REP).

A obrigatoriedade do AFD está prevista na Portaria 671/2021, complementada pela Portaria 1.486/2022, que consolidou as regras do controle eletrônico de jornada no Brasil e revogou as antigas Portarias 1.510/2009 e 373/2011. Pela norma atual, os três modelos de registrador precisam gerar o arquivo: REP-C (convencional), REP-A (alternativo) e REP-P (por programa).

O que o arquivo AFD contém

Embora o leiaute oficial seja detalhado, os dados essenciais do AFD são:

• identificação do empregador, com CNPJ ou CPF e razão social;
• identificação do equipamento ou programa de registro de ponto;
• NSR, o Número Sequencial de Registro, que numera cada evento em ordem crescente e sem falhas;
• tipo de registro, marcação de ponto ou evento administrativo, como inclusão e alteração de empregado;
• data e hora de cada marcação, com fuso horário;
• CPF ou PIS do trabalhador que registrou o ponto;
• código hash e assinatura eletrônica, que comprovam que nada foi adulterado.

É justamente o NSR que dá força probatória ao arquivo. Como a numeração é sequencial e contínua, qualquer tentativa de apagar ou inserir uma batida deixa um buraco visível na sequência.

Para que serve o AFD?

O AFD serve, antes de tudo, como prova. Ele comprova que a empresa registrou a jornada dos colaboradores e preservou esses registros sem alterações posteriores. Na prática, o arquivo cumpre quatro funções principais.

1. Atender à fiscalização do trabalho

O Auditor-Fiscal do Trabalho utiliza o AFD para conferir as marcações originais e cruzá-las com os demais documentos de jornada. Sem o arquivo ou com um arquivo incompleto, a empresa perde sua defesa técnica e pode sofrer autuação por descumprir as regras de controle de jornada.

2. Sustentar a defesa em processos trabalhistas

Em reclamações sobre horas extras, intervalo intrajornada ou banco de horas, o AFD costuma ter força como prova, porque a empresa não pode editar seus registros. Um espelho de ponto em PDF, sozinho, tem peso bem menor.

3. Alimentar o tratamento de ponto e a folha

É a partir do AFD que o programa de tratamento aplica a jornada contratual, apura horas extras, faltas e banco de horas, e gera o espelho de ponto e o AEJ. Ou seja, todo o cálculo da folha nasce desse arquivo.

4. Garantir transparência para o colaborador

Como os dados não podem ser alterados, o AFD também protege o trabalhador. Qualquer ajuste feito pela empresa aparece como tratamento posterior, e não como mudança no registro original.

Como o arquivo AFD é gerado e extraído?

O AFD é gerado automaticamente pelo próprio registrador de ponto, sem intervenção manual. O que muda de um caso para outro é a forma de extração, que depende do tipo de REP usado pela empresa.

REP-C: o relógio de ponto convencional

No registrador convencional, aquele equipamento físico instalado na parede, a empresa extrai o arquivo por uma porta USB dedicada exclusivamente a essa finalidade. O empregador ou o auditor fiscal pode solicitar o AFD, que fica gravado em um pen drive ou HD externo.

REP-A: o registrador alternativo

É o modelo previsto em acordo ou convenção coletiva de trabalho. Aqui, a empresa também precisa gerar o arquivo no leiaute oficial e disponibilizá-lo quando exigido, garantindo a integridade e a inviolabilidade dos dados.

REP-P: o ponto eletrônico por programa

Esse é o cenário mais comum hoje, com o registro de ponto digital feito por aplicativo, navegador ou totem. Nesse formato, o gestor gera o AFD direto no painel do sistema, escolhendo o período desejado, e faz o download em poucos cliques. Não há equipamento para visitar nem pen drive para procurar.

Independentemente do modelo, dois pontos merecem atenção. O primeiro é o formato: o arquivo precisa sair no leiaute oficial publicado pelo Ministério do Trabalho e Emprego, normalmente em .txt, acompanhado do arquivo de assinatura digital com extensão .p7s. O segundo é o prazo de guarda: o recomendado é manter os arquivos por, no mínimo, cinco anos, que é o período de prescrição das ações trabalhistas.

Vale lembrar ainda que a Portaria 671/2021 prevê que o empregador disponibilize ao Auditor-Fiscal do Trabalho os arquivos e relatórios gerados pelo programa de tratamento quando solicitados, em prazo mínimo de dois dias, a critério do próprio auditor. Ou seja, não dá para levar semanas procurando o documento.

Diferenças entre o arquivo AFD e o AEJ

Essa é uma das dúvidas mais frequentes do Departamento Pessoal, e a confusão é compreensível: os dois arquivos falam sobre jornada, mas cumprem papéis bem diferentes.

Uma analogia ajuda a fixar. O AFD é como a gravação original de uma câmera de segurança: ninguém mexe nela. O AEJ é o relatório que analisa essa gravação e organiza o que aconteceu, com contexto e classificação.

Outro detalhe importante: com a Portaria 671/2021, a empresa deixou de precisar dos antigos arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), e passou a utilizar o AEJ. Se o seu sistema ainda entrega AFDT e ACJEF como arquivos fiscais atuais, ele está desatualizado.

Veja o comparativo:

Critério	AFD (Arquivo Fonte de Dados)	AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada)
O que contém	Marcações brutas, exatamente como foram registradas	Jornada já tratada: horário contratual, ausências, extras e banco de horas
Quem gera	O próprio REP (REP-C, REP-A ou REP-P)	O Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP)
Pode ser alterado	Não. Os dados são imutáveis e sequenciais	Não, mas reflete os ajustes e justificativas lançados pela empresa
Substituiu qual arquivo	Já existia na Portaria 1.510/2009, com leiaute atualizado	Substituiu o AFDT e o ACJEF
Função na fiscalização	Provar a integridade e a autenticidade das batidas	Mostrar como a empresa apurou a jornada a partir dessas batidas
Quando é exigido	Sempre disponível para o Auditor-Fiscal do Trabalho	Quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho

Na fiscalização, o auditor costuma solicitar os dois documentos juntos, ao lado do espelho de ponto. Ele confere se as marcações do AFD batem com a jornada apurada no AEJ e com os valores pagos na folha. Divergência entre eles é sinal de alerta.

Como ter segurança no controle de jornada?

Gerar o AFD corretamente é consequência de uma decisão anterior: escolher um sistema de ponto que já nasça em conformidade com a legislação. Quando o software é adequado, o arquivo deixa de ser um problema e vira uma rotina de poucos cliques.

Alguns cuidados fazem diferença no dia a dia do RH e do DP:

• confirme se o sistema gera AFD e AEJ no leiaute oficial vigente, e não em versões antigas;
• verifique se há assinatura eletrônica e código hash garantindo a integridade dos dados;
• teste a extração do arquivo antes de precisar dele, e não durante uma fiscalização;
• mantenha os registros armazenados com segurança por pelo menos cinco anos;
• acompanhe as inconsistências de marcação de forma contínua, corrigindo no mês corrente.

É exatamente isso que o Ponto Icarus entrega. Nosso sistema de ponto eletrônico opera como REP-P, gera os arquivos exigidos pela Portaria 671/2021 no padrão oficial e permite que o gestor faça o download do AFD por período direto na plataforma, sem depender de suporte técnico ou de equipamento físico. Você pode conhecer todas as funcionalidades da plataforma e entender como ela se adapta a times presenciais, híbridos e externos.

Além da conformidade, a segurança do controle de jornada passa por quem registra e de onde registra. Por isso, o Ponto Icarus combina reconhecimento facial e ponto eletrônico com geolocalização, reduzindo fraudes e garantindo que a marcação corresponda ao colaborador certo, no local combinado.

E para que nada chegue ao fim do mês como surpresa, o dashboard do Ponto Icarus mostra em tempo real quem está em jornada, saldo de banco de horas, férias a vencer e alertas de inconsistência nos registros. O RH corrige o problema no dia em que ele aparece, e não meses depois, quando vira passivo trabalhista.

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Ter o arquivo AFD em ordem é o mínimo que a legislação exige, mas a tranquilidade real vem de um sistema que cuida da conformidade automaticamente enquanto o seu time cuida de gente.

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Perguntas frequentes sobre o AFD no ponto eletrônico

O que significa AFD no ponto eletrônico?

AFD significa Arquivo Fonte de Dados. É o arquivo padronizado que reúne todas as marcações de ponto captadas pelo registrador, em formato bruto e sem possibilidade de alteração.

Toda empresa precisa gerar o AFD?

Toda empresa que utiliza sistema de registro eletrônico de ponto precisa gerar o AFD, independentemente do modelo de REP adotado. A obrigação está prevista na Portaria 671/2021.

Qual a diferença entre AFD e AEJ?

O AFD traz as marcações brutas geradas pelo registrador de ponto. O AEJ traz a jornada já tratada, com horário contratual, ausências, horas extras e banco de horas, e é gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto.

O AFD substituiu o AFDT e o ACJEF?

Não. Quem substituiu o AFDT e o ACJEF foi o AEJ. O AFD continua existindo, com leiaute atualizado pela Portaria 671/2021.

Por quanto tempo devo guardar o arquivo AFD?

A recomendação é manter os arquivos por no mínimo cinco anos, prazo de prescrição das ações trabalhistas, garantindo que a empresa consiga comprovar a jornada em caso de fiscalização ou processo.

O AFD pode ser editado pela empresa?

Não. O arquivo é imutável por definição. Qualquer ajuste de jornada deve ser feito no programa de tratamento de ponto, aparecendo no AEJ e no espelho de ponto, nunca no registro original.