A ficha de registro do empregado é um documento exigido por lei que o empregador deve preencher logo após a contratação de um funcionário.
Ela reúne informações importantes sobre o vínculo empregatício e o empregador deve guardá-la durante toda a vigência do contrato de trabalho.
Assim, manter a ficha de registro do empregado devidamente preenchida é fundamental para evitar problemas jurídicos e contribui para uma gestão mais eficaz e transparente dos funcionários dentro da empresa.
Portanto, neste artigo, traremos tudo o que você precisa saber sobre esse documento. Confira!
O que é e para que serve a ficha de registro do empregado?
A ficha de registro do empregado é um documento formal no qual o empregador deve registrar todas as informações essenciais sobre o funcionário, desde sua admissão até dados relacionados ao seu desempenho e ao cumprimento de obrigações trabalhistas.
Este registro tem como objetivo garantir que o empregador cumpra todas as exigências legais referentes ao trabalhador, o que proporciona segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Assim, a ficha deve ser elaborada no momento da contratação e deve ser mantida em arquivo durante todo o período de trabalho.
Ela serve para formalizar o vínculo empregatício, possibilitar o acompanhamento da carreira do funcionário e garantir que o trabalhador tenha seus direitos reconhecidos.
Além disso, também pode ser útil para casos de fiscalização por parte dos órgãos competentes.
A ficha de registro do empregado serve, ainda, como base para o preenchimento de outros documentos obrigatórios, como a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social).
Quais dados são obrigatórios na ficha de registro?
A ficha de registro do empregado deve conter diversos dados, conforme as normas do Ministério do Trabalho e Emprego.
No entanto, citaremos os principais dados obrigatórios deste documento:
Nome completo do funcionário;
Número da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
CPF;
Data de nascimento;
Nacionalidade;
Endereço;
Estado civil;
Cargo;
Salário.
Além disso, é necessário registrar a data de admissão e a função desempenhada pelo empregado, bem como a jornada de trabalho e a forma de pagamento.
Em muitos casos, a ficha deve incluir informações sobre o tipo de contrato de trabalho, se é temporário, efetivo ou terceirizado.
Dependendo do caso, também podem ser incluídos dados relacionados ao regime de previdência, como o INSS e o PIS/PASEP.
Por fim, a ficha de registro do empregado deve ser assinada tanto pelo empregador quanto pelo empregado, o que garante a concordância de ambas as partes com as informações ali registradas.
Então, o não preenchimento adequado desses dados pode acarretar em penalidades para a empresa, como multas e sanções trabalhistas, especialmente em momentos de auditorias.
Como atualizar a ficha de registro do empregado?
A atualização da ficha de registro do empregado é uma obrigação contínua do empregador. Sempre que houver mudanças nos dados do colaborador, como aumento de salário, alteração de cargo ou mudança de endereço, o empregador deve atualizar a ficha de registro.
Dessa forma, o empregador deve realizar a atualização imediatamente, garantindo que o documento reflita com precisão as condições reais do contrato de trabalho.
Por exemplo, se o empregado receber um reajuste salarial ou mudar de função, o empregador deve registrar essas informações na ficha para garantir que o documento sempre reflita a situação atual.
Da mesma forma, o empregador deve registrar a mudança de endereço ou dados pessoais do empregado para manter o controle adequado.
Além disso, a empresa deve manter um histórico atualizado de todos os registros, incluindo rescisões contratuais, para garantir o cumprimento da legislação.
O que diz a legislação sobre a ficha de registro do empregado?
A legislação brasileira é clara quanto à obrigatoriedade do preenchimento e manutenção da ficha de registro do empregado. Isso está explicitado no Art. 41 da CLT, onde diz que:
“Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.”
Em outras palavras, o Art. 41 da CLT estabelece que o registro do empregado é uma medida obrigatória para todas as atividades, independentemente do porte ou segmento da empresa.
Essa ficha pode ser mantida em formato físico ou eletrônico e tem o objetivo de formalizar a relação trabalhista e garantir que informações importantes sobre o vínculo sejam devidamente documentadas.
Modelo de ficha de registro do empregado
Para facilitar o processo de preenchimento, fornecemos um modelo básico de ficha de registro do empregado. No entanto, esse modelo pode ser adaptado conforme as necessidades específicas da sua empresa.
Modelo de ficha de registro do empregado
Dados pessoais
- Nome completo do empregado:
- Nacionalidade:
- Estado civil:
- Data de nascimento:
- CPF:
- RG e órgão expedidor:
- Endereço completo:
Informações Profissionais
- Cargo/Funcão:
- Data de admissão:
- Salário inicial:
- Jornada de trabalho:
- Tipo de contrato (efetivo, temporário, terceirizado, etc.):
Documentação e registros
- Número da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS):
- Número do PIS/PASEP:
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Assinatura do empregador
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Assinatura do empregado
Então, se você ainda não possui um modelo de ficha de registro do empregado ou não sabe como fazer o preenchimento, siga as orientações fornecidas neste artigo e adapte o modelo conforme suas necessidades.
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