É senso comum que as empresas precisam encarar a transformação digital com urgência, entretanto, na prática, promover o uso de tecnologia nas empresas tem se revelado extremamente desafiador. 

Essa estratégia tornou-se ainda mais complexa depois do impacto da pandemia do Covid-19. Os consumidores mudaram drasticamente para canais digitais, segundo pesquisa da consultoria McKinsey, uma das mais respeitadas no mundo. Nesse período, pelo menos 80% das interações da McKinsey com clientes foram de natureza digital.

Os entrevistados relataram mudanças em várias áreas, como no aumento significativo do trabalho remoto, nas necessidades dos clientes, novas sensibilidades de saúde e higiene e preferências dos clientes para interações on-line. 

Eles também demonstraram ter duas vezes mais chances de acreditar que essas mudanças permaneceriam após a pandemia do que esperar por um retorno ao normal pré-crise.

As mudanças vieram para ficar?

Mais recentemente, a mesma consultoria fez outra pesquisa global. Um ano depois da pandemia, o estudo analisou de perto como as empresas estão repensando o papel da tecnologia digital em sua estratégia geral e como conduzir os negócios no ritmo acelerado.

Constatou-se que não é apenas o ritmo que mudou com a crise do COVID-19. De acordo com a nova pesquisa da McKinsey, muitos entrevistados reconhecem que os modelos de negócios de suas empresas estão se tornando obsoletos. 

Apenas 11% acreditam que os modelos atuais serão economicamente viáveis ​​até 2023, enquanto outros 64% dizem que as suas empresas precisam construir novos negócios digitais para ajudá-los a chegar lá.

Quais os benefícios do investimento em tecnologia para o seu negócio?

Como já mencionado, o maior e mais importante benefício é garantir a sobrevivência do negócio já no curto prazo, uma vez que a transformação digital está ocorrendo muito velozmente e isso ocorre exatamente porque deixa a empresa mais rápida e leve, permitindo uma vantagem competitiva perante seus concorrentes. 

Assim sendo, a empresa reduz burocracias, elimina gastos e as ações de mercado tornam-se mais inteligentes e conectadas às necessidades do cliente. Vejamos estes benefícios com mais detalhes:

1. Comunicação e Conectividade

A tecnologia deixa a equipe com mais canais de compartilhamento de dados, como chats, e-mails, redes sociais e bate-papos em plataformas corporativas e softwares especializados. Dessa forma, os colaboradores podem trocar informações em tempo real. Isso acelera a comunicação e potencializa a rotina de trabalho, contribuindo para mais facilidade e agilidade, eficiência e eficácia.

2.            Fluxo de Processos

A empresa poderá elevar seus procedimentos ao nível máximo de qualidade com o apoio da tecnologia. As ferramentas oferecem uma ampla variedade de funcionalidades para a execução das atividades, dispensando os meios manuais. Com a automação, o fluxo de processos ganha mais flexibilidade, evitando prejuízos com perda de dados, gastos com impressão, papel e procura por documentos. 

3.            Acesso às informações

Como todos os registros são compartilhados digitalmente, eles podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo móvel ou computador. Isso dinamiza a rotina de trabalho, facilitando a realização de reuniões e a consulta de informações durante alguma tarefa ou diálogo entre os integrantes do time. Dessa maneira, o trabalho em equipe torna-se mais dinâmico e efetivo, aumentando a produtividade.

4.            Maior segurança

Com o uso da tecnologia, os documentos podem ser protegidos com senhas e armazenados em grande volume em plataformas seguras que evitam perdas de registros. Isso confere à empresa total segurança jurídica, uma vez que, depois de registrados, os dados não podem mais ser alterados, como no caso do sistema on-line de ponto eletrônico da Ponto Icarus. 

5.            Redução de Custos

Nos processos manuais, a empresa tem muitos gastos com documentação, correio e telefonia. Ao adotar um sistema informatizado, os documentos podem ser compartilhados e assinados digitalmente na própria plataforma, podendo ser visualizados pelos dispositivos eletrônicos dos próprios colaboradores. Adeus despesas com malotes, transportes e cópias de documentos!

6.            Maior Produtividade

O emprego de tecnologia avançada deixa as tarefas operacionais mais racionalizadas, reduzindo o número de etapas e profissionais envolvidos em cada demanda. O uso dos recursos é otimizado e a empresa poupa tempo. Com isso, o orçamento fica menor. Em outras palavras, a empresa consegue fazer muito mais com bem menos, o que representa maior produtividade e lucratividade. 

Dicas de como implantar a melhor tecnologia na sua empresa

Primeiro, escolha a tecnologia pela perspectiva de quem vai utilizá-la no dia a dia. Tenha seu time em mente. O recurso de nada vai adiantar se a sua utilização não for fácil e intuitiva.

Comunique bem os objetivos da empresa com a implantação da nova tecnologia e mantenha seu time como um aliado no processo de mudança. Reforce as vantagens que cada profissional ganha com ela. 

Ao mesmo tempo, personalize o treinamento e crie familiaridade e afinidade com a tecnologia digital. Incentive o interesse por novidades. Faça um passo a passo detalhado e tire todas as dúvidas quando elas aparecerem.

Mantenha os gestores alinhados com a proposta de mudança e verifique se eles estão atuando como agentes facilitadores. 

Outra dica importante é identificar os funcionários influenciadores, aqueles que se empolgam com novas tecnologias e podem contaminar positivamente aos demais no processo de implantação.

Tente incorporar a nova tecnologia na rotina do time. Em reuniões, peça para que mencionem dados que são obtidos pela nova ferramenta, faça referências a relatórios e mande notificações de acompanhamento para estimular as pessoas que ainda não estão habituadas com a novidade. 

Dê o primeiro passo

A porta de entrada da tecnologia na sua empresa pode ser o ponto eletrônico. Este é um ótimo começo para introduzir seu time na utilização de uma ferramenta tecnológica completa e que facilita o dia a dia dos colaboradores. 

Para ter mais informações sobre o sistema da Ponto Icarus, leia o artigo “7 motivos para investir na gestão de ponto de sua empresa”. 

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