A gestão de ponto é uma área da administração que lida com o controle do tempo trabalhado pelos funcionários e um dos avanços tecnológicos mais significativos nessa área é a informação em tempo real.

Ela é um recurso importante para as empresas, pois ajuda a garantir que os funcionários estejam cumprindo seus horários e também auxilia no controle da produtividade com precisão e rapidez.

Com ela, é possível ter um controle efetivo do tempo trabalhado, além de permitir o gerenciamento das férias e licenças dos funcionários, o que facilita a organização do trabalho na empresa.

Neste artigo, vamos abordar as vantagens da informação em tempo real para a gestão de ponto, para o Departamento de Relações Humanas e para a empresa, como um todo.

O que significa informação em tempo real?

A informação em tempo real significa receber as informações quando elas acontecem. 

Isso já ocorre no nosso dia a dia o tempo todo, principalmente pelas redes sociais e aplicativos de celular. 

Só para exemplificar, recebemos alertas no celular no momento exato de uma compra, o que torna a nossa gestão financeira mais ágil e segura. 

Portanto, se as informações em tempo real melhoram a nossa rotina pessoal, por que não aplicá-las em nossa vida profissional? 

Nos últimos tempos, o RH também vem passando pelo processo de transformação digital, abandonando os modelos obsoletos, engessados, sem acesso fácil às informações e dependente de pastas e planilhas. 

A cada dia os processos manuais se tornam mais ultrapassados, dando lugar a ferramentas que promovem uma gestão mais eficiente, com base em informação em tempo real. 

A importância da informação em tempo real para a gestão de ponto 

As vantagens da informação em tempo real para a gestão de ponto são inúmeras. 

Primeiramente, ela auxilia nas tomadas de decisões mais acertadas e assertivas pelos gestores, uma vez que todos os dados relevantes estão disponíveis de forma imediata. 

Além disso, a informação em tempo real também evita problemas relacionados à falta de controle sobre o ponto dos funcionários, já que todas as entradas e saídas são registradas e ficam disponíveis para análise, automaticamente. 

Outra vantagem é que a gestão de ponto se torna mais eficiente, uma vez que o sistema permite o gerenciamento centralizado das informações. 

Dessa forma, é possível ter um maior controle sobre o ponto dos funcionários e garantir que todos estejam cumprindo com seus compromissos.

Na prática, quais são os benefícios?

Vamos ver estas vantagens mais de perto, utilizando exemplos e situações concretas:

• Remanejar rapidamente a sua equipe para cobrir uma falta, caso algum colaborador não apareça para trabalhar.
• Controlar de forma inteligente dos períodos de folga de cada funcionário, para que a frente de trabalho não fique descoberta;
• Fiscalizar os colaboradores que faltam muito ou não cumprem o horário de trabalho;
• Aumentar a efetividade no acompanhamento de horas extras, identificando a necessidade de ações para equilibrar o volume de trabalho para cada colaborador;
• Avaliar melhor os gastos com folha de pagamento;
• Identificar se a equipe de trabalho está completa e no local correto;
• Ter informação estruturada, confiável e passível de auditoria, o que é um antídoto para reclamações trabalhistas;
• Prevenir contra possíveis fraudes no registro;
• Emitir automaticamente relatórios atualizados;
• Disparar alertas de sistema quando algo foge do padrão;
• Avaliar instantaneamente as taxas de turnover;
• Monitorar as taxas de absenteísmo;
• Realizar uma gestão eficiente com base em dados concretos.

Qual o impacto dos sistemas de informação em tempo real para o RH? 

Ao contrário do sistema baseado em papel, o sistema de gestão de ponto em tempo real oferece muitas outras vantagens para o Departamento de Recursos Humanos, assim como para a empresa como um todo. 

Ao digitalizar o processo de registro e controle de ponto, a ferramenta facilita a coleta e análise dos dados, o que auxilia na tomada de decisões estratégicas e operacionais.

Com o sistema de gestão de ponto em tempo real, as informações são registradas e armazenadas em um banco de dados central, permitindo que os gerentes acessem as informações sempre que precisarem. 

Além disso, com a ferramenta é possível fazer a integração com outros sistemas da empresa, como ERPs e a contabilidade, por exemplo. 

Dessa forma, todas as informações ficam armazenadas em um único lugar e podem ser facilmente compartilhadas entre os diferentes setores da organização.

E no caso do home office?

Este é um dos maiores benefícios, porque confere flexibilidade para a empresa adotar vários modelos de jornada de trabalho, principalmente o home office, que tem crescido muito.

Com a ferramenta, os funcionários podem registrar seus pontos utilizando qualquer dispositivo conectado à Internet, inclusive seus smartphones. 

Isso facilita muito a vida dos colaboradores que precisam se deslocar para outras cidades ou até mesmo para outros países.

Além disso, com o sistema é possível realizar o controle por meio da biometria, garantindo maior segurança no registro dos pontos. 

Com o reconhecimento facial, podemos evitar fraudes no registro dos horários de entrada e saída dos funcionários.

Conclusão

A informação em tempo real é de extrema importância para a gestão de ponto. 

Ela permite que as empresas tenham um controle máximo sobre a força de trabalho, o que impacta diretamente na produtividade e na qualidade dos serviços prestados. 

Além disso, a informação em tempo real possibilita um melhor planejamento, reduzindo custos com horas extras e outros benefícios. 

Se essas vantagens são o que você está procurando, visite o Blog da Ponto Icarus e leia o artigo “Por que a nossa solução de gestão de ponto é a sua melhor opção?“

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