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Como escolher o melhor software de ponto eletrônico?

Você sabia que o software de ponto eletrônico é a melhor solução para controle de jornada? Ele otimiza os processos do Recursos Humanos e Departamento Pessoal no registro, gestão e armazenamento dos dados dos colaboradores.

À princípio, muito se fala sobre a obrigatoriedade do registro de ponto, ou sobre adquirir uma plataforma que esteja de acordo com a legislação. No entanto, é difícil gerenciar a jornada, escalas, turnos, férias, intervalos, folgas, atrasos e faltas sem um sistema inteligente.

A principal proposta de um software de ponto eletrônico é justamente ser o melhor substituto das demais práticas de controle: REP, folha de ponto, cartesiano ou até mesmo não ter um método de registro.

Neste artigo você poderá obter as melhores dicas na hora de contratar um software de ponto eletrônico e entender como esse tipo de sistema de controle de jornada pode ajudar a sua empresa.

  • O que é um software de ponto eletrônico?
  • Ponto eletrônico é permitido por lei?
  • Por que contratar um software de ponto eletrônico?
  • Quais funcionalidades um bom software de ponto eletrônico deve ter?
  • Conheça a Ponto Icarus
  • Conclusão

    O que é um software de ponto eletrônico?

    Softwares são sistemas tecnológicos que tem o objetivo de criar ambientes virtuais para uma determinada finalidade.

    Nesse sentido, um software de ponto eletrônico é uma plataforma de gerenciamento de permanência dos colaboradores em uma jornada de trabalho.

    No entanto, ele é não é o único tipo de metodologia para registro de ponto. Tal prática foi iniciada através da marcação manual, e depois evoluiu para registro cartográfico e mecânico.

    Através do avanço da tecnologia, as necessidades aumentaram, e com isso, as maneiras para realizar a gestão, evoluíram também.

    Imagine que, no início das primeiras revoluções industriais, a forma mais eficiente para anunciar o início e o fim de uma jornada era através de sinos. Hoje, o mundo se prepara para avanços que vão de encontro do conceito “internet das coisas” ou IoT.

    No Brasil, a prática mais comum é o ponto eletrônico. Primordialmente, a lei brasileira considera a obrigatoriedade do registro de ponto por meio de um sistema “auditável” para garantir os direitos e deveres dos colaboradores e das empresas. Confira a seguir.

    Ponto eletrônico é permitido por lei?

    Sim, o ponto eletrônico está previsto na legislação trabalhista brasileira.

    Você sabe qual é a obrigatoriedade do ponto eletrônico? O artigo 74 da Consolidação das Leis Trabalhistas compreende que o registro de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores é obrigatório.

    Logo no segundo parágrafo, o artigo permite algumas formas de registro, dentre elas, o método eletrônico. Leia na íntegra.

    Contudo, o ponto eletrônico passou a ser a maneira mais utilizada pelas empresas, e por isso, foi contemplada com uma legislação especifica.

    Em suma, as Portarias 1510 e 373 são legislações que regulamentam o ponto eletrônico, os equipamentos, sistemas integradores de gestão, e plataformas on-line de controle de jornada.

    Para tratar especificamente das regras que um ponto eletrônico deve ter, foi criada a Portaria 1510, mais conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”. O objetivo dessa norma é aumentar a segurança para empregadores e empregados, bem como ter a possibilidade de ser fiscalizável pela secretaria do trabalho.

    Além disso, alguns requisitos técnicos, especialmente para aparelhos de relógio de ponto de parede (REP), são obrigatórios. Por exemplo, comprovantes de marcação, limite de tempo de uso sem energia elétrica e demonstração de contagem de horas estão entre as determinações.

    Já a Portaria 373 trata de sistemas alterativos. Como resultado da atualização da CLT de 2011, a lei passou a permitir plataformas conectadas à internet como método de registro.

    Portanto, as regras para os softwares de ponto eletrônico também visam a segurança dos dados desde o momento da batida, como também no armazenamento e exportação deles.

    Nesse sentido, as plataformas digitais devem apresentar comprovação de registro, possibilitar a identificação do colaborador e não podem eliminar qualquer registro ou ter marcação de ponto automática.

    Prós e Contras do Ponto Eletrônico

    Antes de mais nada, se a sua empresa tem mais de 20 funcionários, ela imediatamente se enquadra na obrigatoriedade do ponto eletrônico.

    Ao passo que a quantidade de colaboradores aumenta, o controle de permanência se torna cada vez mais difícil. Por esse motivo o ponto eletrônico é necessário: além de concentrar todas as informações de ponto em um só lugar, facilita a gestão como um todo.

    Eventualmente, adotar um controle de ponto gera custos, e isto pode ser um ponto negativo. Entretanto, a empresa precisa considerar alguns aspectos bastante importantes:

    • Agir de acordo com a lei;
    • Garantir os deveres da empresa para com os empregados;
    • Evitar transtornos sobre o controle de jornada;
    • Preservar-se de processos trabalhistas.

    Ainda que seja um aumento de despesas a priori, o ponto eletrônico é benéfico para otimizar tal gestão e evitar gastos desnecessários. Em contrapartida, possivelmente a empresa pode se colocar à mercê de diversos problemas com seus colaboradores.

    À primeira vista, tal método seria totalmente eficiente para reduzir todos os percalços. Posteriormente, a empresa observa o mercado e verifica o que é comum e acaba por cometer alguns equívocos.

    Por isso, é necessário analisar qual é o método mais eficiente para a sua empresa: apenas ter um relógio de parede para contabilizar as horas, ou adquirir um sistema inteligente para auxiliar em toda a gestão?

    Os softwares de controle de jornada e ponto eletrônico otimizam as possibilidades de gestão, além de melhorarem os processos internos das empresas. Ou seja, através de suas diversas funcionalidade, as empresas ganham produtividade e tempo para realizar outras tarefas.

    Por que contratar um software de ponto eletrônico?

    Empresas que precisam melhorar seus processos internos para ganhar competitividade no mercado, compreendem que automatizar processos é o melhor caminho para melhorar a produtividade dos profissionais.

    São diversas as tarefas que podem contar com o auxílio da tecnologia. Especialmente as tarefas mais burocráticas, como a gestão de ponto, reduzem o tempo da atividade, e assim, devolvem o tempo para ser empregado em tarefas que exijam mais criatividade e senso analítico do profissional.

    Atualmente o mercado busca por um conjunto de habilidades do profissional que não tem a ver somente com capacidade técnica. Assim como softwares melhoram o desempenho técnico, ele também impacta na qualidade de vida do profissional.

    Em outras palavras, implementar a tecnologia na empresa também garante competitividade e pode reduzir até o turnover, já que profissionais que têm mais espaço para desenvolverem suas soft skills permanecem nas empresas por mais tempo.

    Contudo, o processo da gestão de jornada é extremamente importante para as empresas. Sendo assim, existem diversos motivos práticos para que a empresa decida por contratar um software de ponto eletrônico.

    Gestão completa da jornada

    Muito além do registro de entrada, saída, almoço, descanso, ou até mesmo escala de trabalho e jornadas, softwares inteligentes consolidam todas as informações necessárias para um gerenciamento completo.

    Por exemplo, é importante que o RH ou DP consiga organizar as folgas, feriados, férias ou compensações de horas. O sistema Ponto Icarus, por exemplo, conduz uma gestão muito eficiente de toda a jornada a partir dos dados gerados pelos colaboradores no momento da batida, e de suas informações cadastrais.

    Melhoria de processos de outros departamentos

    O processo que compete a jornada dos colaboradores é atribuído a diversos departamentos: Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Contabilidade, Financeiro.

    Além das horas trabalhadas, é necessário ter informações sobre detalhes de cada colaborador. Contudo, para realizar o fechamento do ponto, envio do espelho de ponto para a Contabilidade, contabilização de tributos, descontos e bonificações, até a realização da folha de pagamento e efetuação da remuneração, a informação precisa estar correta.

    O software automatiza o transporte de dados para o devido tratamento, checagem das informações além de contribuir para o processo completo.

    Exportação de relatórios

    Conforme já foi citado, o relatório das informações pertinentes ao trabalhador é importante para a empresa, pois o registro de ponto é um dos pilares que podem avaliar um colaborador, além de comprovar sua permanência em um período determinado.

    Do mesmo modo que tais informações são utilizadas pelo próprio departamento responsável e gestores, o relatório pode nortear ações em equipes ou individuais para a melhoria da qualidade das atividades no trabalho.

    É importante ressaltar que tais dados podem ser analisados para fins burocráticos, folha de pagamento, entre outros, e também, a partir de uma abordagem inteligente de gestão.

    Quais funcionalidades um bom software de ponto eletrônico deve ter?

    A automatização do processo de registro de ponto, somado a conclusão do processo do começo ao fim, isto é, da batida até a geração do espelho de ponto, por si só já é uma grande evolução.

    Em comparação com os demais tipos de registro – mesmo com o REP – as plataformas digitais tem a capacidade de ir além do óbvio: compreendem toda a cadeia produtiva e oferecem soluções que por vezes melhoram o dia a dia dos profissionais envolvidos.

    A partir de um simples registro de batida, os sistemas atuais transformaram tal necessidade em um instrumento de gestão empresarial.

    Se usado com objetivo, os softwares podem ser aliados de grandes decisões da empresa, além de oferecerem previsibilidade e análise sobre a situação de um determinado período.

    Ademais, algumas funcionalidades presentes no mercado de modo geral, são:

    Registro multiplataforma

    Significa que o colaborador pode registrar o ponto em diversos ambientes, seja através de um navegador, aplicativo ou outro dispositivo móvel como tablet.

    Reconhecimento facial

    Ainda que o ponto seja registrado em milésimos de segundos através desta funcionalidade, este tipo de biometria aumenta a confiabilidade nos dados do registro.

    Geolocalização

    Algumas empresas possuem colaboradores externos que também precisam registrar sua jornada. Por isso, este recurso garante a localização no momento do registro para dar mais segurança para a empresa e para o colaborador, tanto em casos de acidentes de trabalho, como em comprovação de atividade laboral.

    Gestão de jornadas, turnos e escalas

    Empresas possuem departamentos, diversas pessoas, e podem ter diferentes turnos para cada tipo de atividade. Tal especificidade deve ser contemplada por uma plataforma de ponto para auxiliar a empresa no controle total das jornadas.

    Controle de horas extras e banco de horas

    Empresas com maior número de colaboradores que não possuem um sistema de controle dessa jornada, geralmente possuem problemas com altas taxas de horas excedentes.

    Para dificultar práticas abusivas, os softwares permitem a visualização dessas horas e pode acompanhar mais de perto departamentos ou colaboradores que ultrapassam limites estipulados pela empresa.

    Relatórios

    Frequentemente, profissionais de gestão necessitam de relatórios de desempenho de todas as áreas da empresa. Sendo assim, para otimizar o trabalho dos gestores, as plataformas oferecem o recurso de relatórios que podem ser extraídos ou visualizados em tempo real, afim de facilitar a tomada de decisão.

    Conheça a Ponto Icarus: o melhor software de ponto eletrônico

    Você já conhece a Ponto Icarus? De todo modo, é importante citar que nós somos a plataforma mais completa do mercado.

    Além das modalidades oferecidas, do suporte dedicado e do melhor atendimento ao cliente, o sistema se destaca pela facilidade de utilização, intuitividade, diversidade de informações para gestão e segurança.

    Com a Ponto Icarus a sua empresa gerencia colaboradores presenciais, externos e até mesmo em home office. O sistema foi desenvolvido para ajudar a sua empresa em todas as ocasiões.

    Plataforma completa

    O mercado vende módulos, ou plataformas que não são completas. Com a Ponto Icarus, a sua empresa pode realizar a gestão completa da jornada dos seus colaboradores.

    Redução de custos

    Imagine que o seu RH deixe de fazer 3 mil impressões no mês: o custo do pacote de folhas de papel de 500 folhas (R$20), somado ao preço do toner (R$300), totaliza R$420,00, fora os gastos com energia e os desperdícios com impressões irrelevantes. Em um ano, sua empresa economiza no mínimo R$ 5.040,00!!!!

    Além disso, tempo é dinheiro. Com a otimização de tempo e dinheiro de até 80%, a sua empresa ganha tempo para focar no que realmente importa.

    Segurança contra processos trabalhistas

    Qualquer empresa está sujeita a receber processos trabalhistas, mas não precisa estar vulnerável. Em um ranking de problemas sobre jornada, as horas extras são as campeãs, e todos os meses há um alto número de denúncias no Tribunal Superior do Trabalho.

    Conforme o relatório de outubro de 2021, “hora extra” foi o segundo assunto mais recorrente no TST com 35.009 processos, perdendo apenas para Honorários Advocatícios (37.980).

    Outros processos recorrentes foram: “intervalo intrajornada” (22.434) em sexto lugar, e “ônus da prova” (12.095) na décima posição.

    Quando não há uma gestão eficiente da jornada do colaborador, no entanto, é comum acontecer problemas que geram processos trabalhistas. Não queira estar nas estatísticas: experimente uma nova forma de controlar e gerir o ponto do seu colaborador de forma eficaz, prática e inovadora.

    Diversas funcionalidades

    As funcionalidades da plataforma Ponto Icarus foram criadas para reduzir erros, inconsistências de ponto, otimizar o tempo dos departamentos, e impactar positivamente demais setores.

    Além das funcionalidades obrigatórias, das quais já citamos anteriormente, nosso sistema conta com fechamento automático de ponto, distribuição automática de espelho de ponto, assinatura de espelho, folha ou qualquer documento, distribuição automática de folha de pagamento e de qualquer PDF.

    À exemplo da folha de pagamento, imagine que a contabilidade gere um documento enorme com informações de todos os colaboradores. Caso haja um número de identificação cadastrado na plataforma, o sistema “fatia” o documento, realiza a leitura da matrícula e distribui para todos automaticamente.

    Proteção de dados de plataforma em ponto eletrônico

    A Ponto Icarus possui as melhores práticas para gerenciamento de dados dos colaboradores e da sua empresa.

    Não é possível burlar o sistema e apagar dados. Afinal, o sistema é auditável e garante a fidelidade da batida, além de registrar todas as alterações e tratamento de ponto.

    Todos os dados são salvos em nuvem e podem ser visualizados em tempo real.

    Conformidade com a CLT e LGPD

    Nosso sistema está dentro das normas da Consolidação das Leis do Trabalho, bem como com a Lei Geral de Proteção de Dados.

    As informações cedidas são de uso único e exclusivo de cada empresa. O sistema garante segurança com os dados biométricos de cada colaborador, possui antifraude e criptografia de dados.

    Integração via API

    O sistema possui API aberta para integração com plataforma de folha de pagamento, empréstimo consignado, controle e gestão de produtividade laboral, sistemas de desempenho, bem como plataformas de benefícios corporativos, entre outros.

    Avaliação gratuita

    Realize agora mesmo uma avaliação gratuita do sistema Icarus. Teste já por 14 dias e descubra todas as possibilidades que a sua empresa tem para estar à frente dos concorrentes.

    Conclusão

    Por fim, para escolher o melhor software de ponto eletrônico, é necessário que a sua empresa compreenda sua necessidade, e procure a melhor plataforma que possa melhorar os processos internos.

    Ainda que a sua empresa tenha um perfil mais tradicional e prefira utilizar os relógios de ponto, eles não são suficientes para oferecer os melhores resultados de gestão, já que apenas coletam os dados da batida.

    Ademais, a tecnologia tem sido cada vez mais aprimorada para as mais variadas finalidades. Utilize-a para se destacar, atrair e reter profissionais, além de impactar positivamente a produtividade e resultados da sua empresa.

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