Tenha uma ótima leitura!

O que é headcount?

Headcount é um termo que em tradução livre significa “contagem de cabeças”. Em Recursos Humanos, ele representa a quantidade de colaboradores de uma empresa e tem um papel fundamental dentro de uma organização.

Assim, em princípio, o headcount parece ser uma simples contagem de pessoas. Pelo contrário, trata-se de um índice importante e deve ser acompanhado de perto e cuja mensuração não discrimina outros dados importantes sobre os colaboradores.

Além disso, é importante destacar que esta conta não considera o horário de trabalho dos profissionais, ou seja, todos os colaboradores que de uma forma ou outra atuam na empresa entram neste índice.

Contudo, temos que lembrar que o headcount também deve estar de acordo com dois itens: Planejamento Estratégico e Orçamento Empresarial.

Portanto, headcount é um indicador estratégico que as organizações dispõem para para analisar, revisar, decidir e planejar todas as questões que envolvem os colaboradores e o orçamento, como aumentar ou reduzir a folha de pagamento.

Esse indicador deve ser reavaliado periodicamente, já que o quadro de funcionários pode sofrer alterações, bem como o escopo de atuação de cada pessoa – ou até mesmo das áreas.

Qual a importância do headcount para os Recursos Humanos?

Se você é um gestor de RH, sabe que alguns indicadores são essenciais para tornar seu trabalho mais estratégico, gerando mais lucro para a organização e otimização da rotina de trabalho.

Bem, o headcount é um deles.

De fato, uma empresa não existe sem seus colaboradores. Porém, como você deve saber, a quantidade de funcionários dentro de um negócio, bem como a distribuição deles pelos mais diversos setores da empresa, deve ser feita de modo a atender a uma estratégia.

Assim, o headcount se torna essencial para os Recursos Humanos. Ele ajuda a delimitar a quantidade de pessoas atuantes e também a influenciar na qualidade do trabalho dos funcionários, para que, desta maneira, as metas e objetivos do negócio sejam antingidas.

Deste modo, este indicador torna mais eficaz o trabalho realizado pelo departamento de Recursos Humanos, pois ajuda a perceber se a força de atuação está adequada às demandas de mercado.

Outras decisões também tomadas pelo RH, como promoções, a realização de processos de capacitação e recrutamento de pessoal, precisam desse indicador. Os processos seletivos, por exemplo, se beneficiam de um bom headcount pois podem apontar as características e o tipo de expertise que os candidatos devem ter para preencher as vagas.

Qual a importância do headcount para a empresa?

Na projeção de orçamentos, por exemplo, o headcount impacta consideravelmente o setor financeiro. Assim, os gestores de orçamento precisam considerar este índice ao prever os gastos com cada funcionário.

Já no planejamento estratégico, a contagem de pessoas é importantíssima para projetar cenários corporativos, como por exemplo uma eventual necessidade de reestruturação.

Além disso, o headcount ajuda na construção de uma cultura organizacional de planejamento que pode influenciar em todos os departamentos.

Sendo assim, com um cálculo correto de headcount em mãos, a empresa pode criar planos de ação estratégicos que a preparem para quase todo tipo de cenários futuros.

Isso porque a contagem de pessoas dentro de parâmetros realistas permite a identificação de variáveis que podem vir a se tornar realidade a médio e longo prazo, como contratações, promoções ou demissões. Ainda, é possível projetar o surgimento interno de novas lideranças.

Como calcular o headcount?

Assim como já foi afirmado anteriormente, a aplicação do headcount deve partir do reconhecimento de quais são os objetivos da empresa.

Desse modo, se tudo começa com os objetivos, o primeiro ponto a se considerar na hora de calcular e prever o headcount é pensar sobre qual a estratégia de crescimento da organização.

Além disso, é fácil entender o porquê de partirmos dessa premissa: não há como calcular a quantidade de pessoas necessárias como força produtiva à uma organização sem saber onde ela pretende chegar.

O que se deve levar em consideração ao calcular esse indicador?

Primeiramente, para calcular o headcount de forma eficaz é preciso se questionar sobre duas coisas: onde a sua empresa deseja estar nos próximos anos e quais são as dificuldades que a afastam desse objetivo?

Assim como os desafios, as oportunidades que se desenham diante da empresa também devem ser avaliadas.

E, claro, ter a previsibilidade é de grande relevância. Nesse sentido, o relacionamento com fornecedores e clientes, a filosofia da marca e a integração das equipes são fatores que influenciam o retorno dos investimentos.

Também é importante considerar que certos perfis de colaboradores poderão ajudar a organização a enfrentar tais desafios e a abraçar certas oportunidades a longo prazo, por exemplo. O contexto social, que envolve crises econômicas e a falta de profissionais qualificados, tampouco pode ser deixado de lado.

Por isso, na hora de calcular os salários dos colaboradores, deve-se considerar benefícios, desligamentos e encargos trabalhistas, e não apenas os salários e seus benefícios contam para um bom headcount.

Assim, é possível seguir um passo-a-passo para elaborar um headcount de qualidade. Veja a seguir:

01) Identificar os objetivos e os desafios do seu negócio;

02) Identificar as métricas-chave necessárias para avaliar a força de trabalho;

03) Avaliar sua força de trabalho atual;

04) Elaborar um Planejamento de Headcount e o Orçamento de Recursos Humanos e enviá-lo para revisão da controladoria.

Como o headcount funciona na prática?

Depois de um cálculo completo, em tempo real e ponderado do headcount, você como gestor de RH deve conseguir responder a algumas questões.

Algumas delas são quais os departamentos que mais necessitam de colaboradores ou de treinamentos. Ainda, será possível apontar as áreas com menor desempenho, com a ajuda deste indicador.

Também, existem outros questionamentos que apontam como o headcount funciona na prática:

• Quais são as posições mais críticas do cenário atual da empresa e quais serão em um futuro próximo?
• A mão de obra atualmente empregada é ideal para atender as metas da empresa?
• É preciso investir em treinamentos ou formações de liderança?

Essas são algumas perguntas que o RH pode realizar para verificar o desempenho dos times e chegar à melhor conclusão, com os dados que estiverem disponíveis.

Métricas para cálculo do headcount

O headcount apresenta uma relação direta com diversas métricas, dentre elas:

• Absenteísmo;
• Índice de turnover;
• Lucratividade por colaborador;
• Produtividade;
• Índice de retenção de talentos;
• Tempo médio de empresa;
• Investimento em treinamento;
• Relação horas extras x horas trabalhadas;
• Gastos com folha de pagamento;
• Controle de benefícios;
•  Índices de qualidade de vida e satisfação;
•  Pesquisas internas de clima organizacional;
•  Lucro por colaborador (vendas);
•  Controle de jornada.

Com esses indicadores, é possível verificar não só a quantidade de funcionários necessária para reduzir a possibilidade de resultados negativos, bem como a qualidade dos colaboradores que já estão contratados.

Assim, todos esses índices são muito significativos no orçamento de uma empresa, e são eles que possibilitam que o headcount seja controlado. A sua empresa deve definir metas e cenários possíveis, como no caso das horas extras e absenteísmo, por exemplo.

Caso as metas deste indicador tenham ultrapassadas e portanto há um impacto no orçamento da empresa, é hora de repensar o planejamento estratégico.

Benefícios e ganhos do headcount para as empresas

O headcount exerce um grande impacto no caixa das empresas, aumentando ou diminuindo sua margem de lucro. Basta um erro de cálculo e temos um impacto negativo financeiro bastante significativo.

Assim, equívocos relacionados a pagamentos de encargos trabalhistas, custos de demissões e comissões não previstas, podem prejudicar a organização substancialmente.

Também é o headcount que permite que a empresa seja estratégica na gestão de pessoas, fornecendo dados importantes na projeção de cenários. Isso influencia diretamente a atingir os objetivos da organização.

Por fim, é a partir da contagem de pessoas que se pode determinar uma série de outros indicadores importantes, como por exemplo as taxas de diversidade dentro do empreendimento e o nível de integração entre os times.

Desse modo, é possível fazer uma melhor gestão de talentos do negócio.

Planejamento de headcount: como fazer?

Para fazer um bom planejamento de headcount, alguns passos devem ser seguidos. Observe as dicas:

• Invista em planejamento

O RH deve entrar em contato direto com a gestão, pois ela apontará os objetivos de crescimento do negócio e que tomadas de ação poderão ser feitas a partir do indicador.

• Crie um organograma

Um organograma vai ajudar a saber exatamente de quantos colaboradores você precisa em sua empresa não só em quantidade, mas em que cargos.

• Projete cenários

A partir do planejamento e do organograma, devem ser planejados cenários com o número ideal de gestores e hierarquia de cada área do negócio. Isso também vai ajudar a planejar o futuro de cada departamento.

• Verifique os objetivos

Esteja sempre atento aos objetivos da empresa, verifique cargos e tarefas em duplicidade, por exemplo. Eles podem impactar na geração de resultados.

• Avalie o desempenho

O headcount deve ser usado por um RH inteligente de forma a entender melhor o negócio, e nada melhor do que fazer isso através de avaliações de desempenho dos colaboradores.

• Revise as descrições dos cargos

Verifique se a carga de trabalho da função está adequada. Não se esqueça que as job descriptions são úteis para novas contratações, pois é mais fácil encontrar profissionais adequados à vaga, além de reduzir os custos para a empresa.

• Avalie a demanda de cada cargo

Com as rotinas das tarefas em mãos, você pode não só melhorar as job descriptions, como avaliar se a quantidade de funcionários atual está adequada.

• Defina os próximos passos

Depois desse processo, é hora de se reunir com a liderança da empresa e definir ações para otimizar o headcount.

Porém, este não é o fim do trabalho, pois a contagem deve ser constante e a previsão para os próximos períodos deve ser realizada com brevidade.

Impacto do controle de ponto no headcount

Conforme explicamos, duas das métricas que influenciam diretamente no headcount são o absenteísmo e o turnover.

Em suma, o headcount ajuda a entender a eficiência das equipes e verifica o índice de absenteísmo e turnover para a abertura de novas posições de trabalho, substituição de colaboradores, remanejamento, ou mudanças em times ou departamentos através de análises preditivas.

A partir dos indicadores coletados a respeito dos funcionários, como desempenho, competências e controle de ponto, é possível relacionar essas informações com o orçamento da organização, e portanto, da gestão estratégica de uma empresa.

E então, através de dados e informações obtidas em controles de ponto, as  plataformas de gestão de pessoas utilizam a tecnologia de maneira eficiente. Assim, o RH pode direcionar os diretores de uma empresa a tomarem as decisões corretas, com base em evidências e previsão de crescimento.

A existência de controles de ponto como ferramenta para auxiliar no headcount é uma maneira de a empresa aumentar a capacidade produtiva de seus colaboradores, pois melhora o desempenho e a efetividade das tarefas diárias.

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Conclusão

Como você pôde observar, o headcount é um indicador rico em detalhes e de grande relevância para um melhor direcionamento do setor de RH e da empresa como um todo.

Contudo, o segredo está no que se faz com esse tipo de informação em mãos e o que pode ser desenvolvido a partir disso em benefício da organização.

Neste conteúdo você aprendeu que o headcount não é uma mera contagem e deve estar de acordo com o planejamento estratégico e o orçamento empresarial.

Viu também que, para o RH, ele indica não só a quantidade de colaboradores na empresa, mas a qualidade do trabalho realizado e se as demandas estão sendo atendidas de acordo com os objetivos da organização.

Observou ainda que o headcount impacta diretamente o orçamento, a cultura organizacional e a projeção de cenários futuros para a empresa.

Além das métricas que se destacam e que têm relação direta com o headcount, todavia é possível citar o absenteísmo, o turnover, a produtividade, entre muitas outras.

Verificou também que as empresas se beneficiam diretamente de uma boa contagem de funcionários quando esta permite que aumentem sua margem de lucro, mas uma contagem equivocada pode afetar negativamente seu caixa.

No entanto, muitas variáveis devem ser levadas em conta na hora de se calcular o headcount, a começar pelos objetivos que a organização quer atingir.

Por fim, você também observou como o controle de ponto pode ajudar a fazer uma boa contagem de colaboradores.

Esperamos que tenha apreciado nosso conteúdo!