A gestão do tempo é imprescindível para gestores, a fim de priorizar os afazeres e mensurar o tempo que foi dedicado a cada atividade, de forma que não seja preciso levar trabalho para casa, ou passar o expediente inteiro apagando incêndios.

Falando assim parece ser uma tarefa bem simples, mas na hora de tirá-la do papel e fazer sua execução pode tornar-se para lá de complexa. 

Especialmente no caso dos gestores, que estão sempre muito atarefados e precisam atender os colaboradores sob sua tutela, tirando dúvidas, direcionando ações, revisando projetos, além da sua carga pessoal de trabalho, com suas demandas para serem entregues. 

Então, buscar a otimização e priorização do tempo na realização das tarefas diárias pode ajudar e muito os gestores, pois, para eles, ser produtivo é fundamental para que se faça o cumprimento das atividades pessoais e coordenar as atividades do seu time, sem sobrecarregar-se.

O post de hoje é voltado justamente para essa questão, pois quando se pensa nos gestores, qual a ideia que vem à mente? Que eles são aquelas pessoas que são as primeiras a chegar e as últimas a saírem do trabalho, acertei? 

Isso é o que geralmente ocorre. Então, traremos algumas dicas e estratégias fáceis e efetivas para que você, gestor, otimize seu tempo e cumpra as tarefas com excelência, sem ficar estressado e/ou sobrecarregado.

Mais tempo nem sempre significa maior produtividade

As pessoas costumam acreditar que passar longos períodos trabalhando leva a pessoa a produzir mais que os outros – mas isso é irreal. Uma pessoa produtiva é aquela que consegue fazer mais, consumindo menos tempo (e recursos).

Dessa forma, um gestor que consegue fazer uma ótima gestão do tempo em seu trabalho, não é aquele que chega antes de todos e que só vai para casa tarde da noite.

Na realidade, um gestor que sabe gerir seu tempo é alguém que tem foco e que sabe estabelecer prioridades em sua rotina, com momentos de pausa e sem deixar tarefas inacabadas.

Como gerir bem o seu tempo como gestor?

O primeiro passo (e óbvio!) para organizar o seu dia e concluir suas tarefas é ter um conhecimento prévio da sua rotina, sabendo quanto tempo demora para realizar cada atividade de trabalho.

Sem gerir bem o seu tempo, o gestor fica sem tempo para o merecido descanso, impactando diretamente em sua produtividade e afetando sua qualidade de vida no dia a dia, impactando inclusive na vida pessoal.

Afinal, economizar tempo, é  uma verdadeira necessidade para um gestor, que muitas vezes sente a necessidade de ter um dia com mais de 24 horas para conseguir cumprir todas suas obrigações.

Mas como atingir esse objetivo sem precisar acelerar cada vez mais a realização das suas tarefas ou imaginar-se “parando o relógio”?

Você pode utilizar uma das técnicas abaixo que auxiliam na economia de tempo, escolhendo a que mais se adequa ao seu perfil ou às suas tarefas cotidianas, pois com uma ideia de tempo de cada tarefa bem delimitada, torna-se mais fácil gerir essa parte.

Mas como fazer isso? Simples, aplicando técnicas de gestão do tempo!

Técnicas de gestão do tempo

Existem várias técnicas com esse objetivo, indo desde as mais simples até as mais rebuscadas e, para pô-las em prática, você precisa de um lápis e de um papel ou mesmo a adoção de softwares voltados para otimização de tempo que irão ajudá-lo.

As soluções são bem práticas e de simples adoção, confira.

Matriz de Eisenhower

Essa técnica, criada pelo ex-presidente dos EUA, Dwight Eisenhower, é uma das técnicas de gestão do tempo mais utilizadas atualmente, já que grande parte dos desafios são advindos da falta de priorização das tarefas. 

O gestor não sabe o que deve fazer primeiro de forma que as demandas vão se acumulando e viram uma bola de neve que se torna impossível administrar.

A Matriz de Eisenhower ajuda os gestores nesse processo, definindo o que se deve fazer primeiro sob duas variáveis: urgência e importância, que separando-as diretamente, permite executar todas as tarefas na prioridade correta.

Método GTD

Essa é uma das técnicas de gestão do tempo mais populares no mundo! A metodologia GTD (do inglês, “Getting Things Done”) parte do pressuposto de que se o gestor alcançar tranquilidade, a partir do controle sobre as tarefas, terá resultados positivos. 

A aplicação do GTD é feita em 5 passos:

1. Capturar: nesse passo inicial, o gestor coleta tudo o que mereça sua atenção e faz a organização disso, pensando nas atividades que precisa realizar sem falta e fazendo uma lista de tarefas;
2. Esclarecer: essa etapa demanda analisar cada informação coletada e decidir se cada uma delas demanda uma ação, ou não;
3. Organizar: organize os itens da etapa acima como preferir e após, faça listas e separe as tarefas pelas similaridades entre elas;
4. Refletir: revise de forma frequente todas as listas que você fez a fim de garantir que não se esqueceu de nenhuma tarefa. O ideal é fazer essa revisão no mínimo uma vez por semana;
5. Engajar: momento de executar as tarefas elencadas nas suas listas, executando o que precisa ser feito.

Técnica Pomodoro

A chamada técnica Pomodoro – que significa tomate, em italiano, é outra opção de técnicas de gestão do tempo considerada bastante eficiente.

O método é muito utilizado por alunos para melhorar o aproveitamento de seu tempo de estudos.

Essa técnica foi criada na década de 80 e faz a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo de 25 minutos chamados de “pomodoro”, prometendo melhorar o foco e a agilidade no funcionamento do cérebro.

As etapas deste método são:

1. Listar: Estabeleça uma lista de tarefas a realizar;
2. Cronometrar: programe o cronômetro para despertar em 25 minutos;
3. Trabalhar: selecione da sua lista uma tarefa para realizar e trabalhe nela sem interrupções;
4. Pausa: quando os 25 minutos finalizarem, faça uma pausa de 5 minutos, fazendo algo que relaxante;
5. Retomada: após o intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro” de 25 minutos. Ao final de cada um faça um intervalo;
6. Pausa longa: após quatro “pomodoros”, é hora de fazer uma pausa mais longa (30 minutos) antes de recomeçar o trabalho;
7. Tarefa concluída: quando terminar, risque a tarefa de sua lista inicial.

Método Kanban

Esse método é mais do que uma técnica de gestão do tempo, já que ele gerencia projetos também, sendo amplamente empregado em grandes empresas.

Você, como gestor, pode usá-la também a fim de planejar melhor o seu dia a dia.

O Kanban consiste em agrupar tarefas em um quadro que esteja dividido por listas (esse quadro pode ser feito manualmente ou com ajuda de um software) e cada tarefa deve ser preenchida em um cartão e transferida para a lista que esteja de acordo com o andamento do processo, por exemplo: 

• Em andamento;
• Concluído;
• Aguardando feedback;
• Iniciar tarefa;
• Entre outros.

Aí o gestor vai posicionando as tarefas em cada divisão, à medida que vão sendo realizadas e modificando seu status.

Ações práticas que ajudarão a gerir seu tempo no trabalho

Adotar boas técnicas de gestão do tempo não significa espremer o máximo de tarefas que couberem nas 24 horas do dia. Pelo contrário, trata-se de otimizar a forma como você trabalha, executando simples mais rápido e dedicar mais tempo para demandas mais complexas.

As ações abaixo são bem direcionadas para esse propósito:

• Planeje seu dia, isso agiliza as tarefas e ajuda a prever imprevistos;
• Ao final de cada dia, faça seu planejamento para o dia seguinte;
• Realize atividades parecidas em sequência – agrupando as demandas por similaridade;
• Concentre-se no que realmente importa e priorize o que for mais urgente;
• Não tente fazer várias tarefas ao mesmo tempo;
• Resolva primeiro as tarefas mais complexas, deixe as simples para o final;
• Identifique seu período mais produtivo, manhã, tarde, noite;
• Desligue notificações e evite distrações;
• Faça pausas para recarregar as energias – tenha momentos de flow ou um hobby;
• Durma bem e tenha hábitos saudáveis;
• Tenha uma lista de atividades a serem realizadas e utilize uma agenda ou app com esse intuito;
• Saiba dizer não e delegar atividades quando for necessário;
• Automatize tarefas repetitivas e evite tarefas simultâneas;
• Priorize e organize o trabalho, conectando-o às suas metas;
• Faça um levantamento de uso do tempo, para gastar o tempo certo na atividade certa;
• Saiba dividir tarefas importantes ou urgentes das secundárias;
• Organize seu espaço de trabalho.

Fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é tão importante?

Sim, principalmente no caso de gestores, pois uma boa gestão do tempo tende a impactar de forma direta em sua qualidade de vida. 

Um gestor que não consegue se organizar pode ocasionar:

• Perda de prazos;
• Projetos inacabados ou finalizados sem a devida qualidade;
• Acúmulo de demandas;
• Queda na produtividade;
• Estresse;
• Noites insones ou mal dormidas;
• Piora na qualidade dos relacionamentos – tanto pessoal quanto profissional.

Sem uma gestão adequada, além de afetar a sua vida pessoal – pois o trabalho acaba ocupando até os momentos de descanso – isso vai gerar frustração, estresse e ansiedade. 

Um gestor que sabe gerir bem seu tempo também consegue repassar esse conceito aos seus companheiros de equipe, de forma que eles também usem seu tempo de maneira mais eficiente, ocasionando uma melhora global de produtividade.