Saber como priorizar tarefas pode ser um diferencial no aumento da produtividade – auxiliando na entrega de melhores resultados e evitando retrabalho, estresse, desgastes físicos e mentais.

A priorização de tarefas é essencial principalmente no caso dos gestores que precisam lidar com inúmeros assuntos durante o dia, inclusive apagando incêndios durante a jornada de trabalho.

Situações assim são de certa forma normais e até esperadas no ambiente corporativo, porém, quando não se sabe lidar com elas, resulta em uma bola de neve de problemas. Portanto, descobrir como priorizar tarefas é muito importante para estabelecer um bom fluxo de trabalho.

Por que a priorização é importante?

O primeiro motivo é que quanto mais cedo se realizar a atividade mais importante – mais tempo sobrará para as demandas menos urgentes e “espinhosas”. Por exemplo, pela manhã, a tendência é que o cérebro tenha um maior estoque de decisões a serem tomadas.

Mas essa não é uma via de regra, afinal, existem pessoas com diferentes tipos de ser, de acordo com seu ciclo vigília-sono – já que nem todas as pessoas dormem e acordam no mesmo horário e esses ciclos variam entre as pessoas.

Isso leva alguns a serem matutinos – preferem dormir e acordar mais cedo, tendo mais disposição e trabalham melhor pela manhã, de forma que podem ter dificuldade para trabalhar à noite.

Pessoas vespertinas, por sua vez, já preferem dormir e acordar mais tarde, mostrando-se mais dispostas para trabalhar no final da tarde ou início da noite, o que lhes confere certa dificuldade para trabalhar de manhã.

Os intermediários são pessoas cujos horários de dormir, acordar e trabalhar seguem o fluxo médio da população, tendo mais flexibilidade para adequar sua rotina a alterações.

Como priorizar tarefas? Metodologias que podem auxiliar

Seja você matutino, vespertino ou intermediário, utilizando a metodologia certa, é perfeitamente possível melhorar sua priorização de tarefas – diferenciando claramente o que é importante e o que é urgente, já que SIM, há diferença entre esses critérios.

A adoção de uma metodologia ou framework de priorização é um excelente caminho para que a equipe de trabalho alcance melhores resultados. 

Pensando assim, selecionamos algumas opções que podem ser utilizadas pelos gestores para melhorar sua performance pessoal e também a da equipe. Confira a seguir.

Matriz GUT

GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência – de forma que essa matriz consiste em um método de priorização de tarefas que relaciona esses três conceitos e define a ordem de execução das atividades e processos.

Essa matriz de priorização atribui uma nota (de 1 a 5) a cada conceito das tarefas:

• Gravidade: avalia o impacto ou intensidade que a situação pode gerar na empresa: 

1. sem gravidade;
2. pouca gravidade;
3. grave;
4. muito grave;
5. extremamente grave.

• Urgência: considera questões como prazo de atendimento e pressão para solucionar o problema:

1. é possível esperar;
2. mostra-se pouco urgente;
3. apresenta urgência e requer atenção em curto prazo;
4. nível grande de urgência;
5. exige atenção imediata.

• Tendência: identifica se a questão a ser resolvida se manterá estável ou poderá evoluir negativamente de forma rápida:

1. nada mudará;
2. tende a piorar à longo prazo;
3. tende a piorar à médio prazo;
4. tende a piorar em curto prazo;
5. indica que vai piorar rapidamente.

Para priorizar tarefas utilizando a matriz GUT você deve:

1. Listar os problemas a serem resolvidos, ou tarefas que estão aguardando para serem realizadas;
2. Atribuir uma pontuação para cada critério acima – considerando os três pontos de análise para cada atividade ou processo;
3. Multiplicar as notas atribuídas a G, U e T e colocar como prioridade a situação que alcançar a maior nota final.

Matriz RICE

A matriz RICE – acrônimo para as palavras Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço) – é uma metodologia de caráter mais analítico e menos intuitivo, similar à matriz GUT na categorização dos critérios de acordo com a necessidade de priorização:

• Reach: estima o percentual de alcance de determinado projeto ou atividade, em um determinado período;
• Impact: avalia o impacto da ação, aplicando a escala abaixo: 

1. Pontuação 3: impacto muito grande;
2. Pontuação 2: impacto grande;
3. Pontuação 1: impacto médio;
4. Pontuação 0.5 = impacto pequeno;
5. Pontuação 0.25 = impacto mínimo.

• Confidence: critério que identifica os projetos e tarefas que requerem mais empenho – considerando entusiasmo e confiança:

1. Pontuação 100%: alta confiança;
2. Pontuação 80%: média confiança;
3. Pontuação 50%: baixa confiança.

• Effort: determina o esforço empregado por cada profissional envolvido na atividade ou projeto e considerando o tempo necessário para execução pela medida “pessoa-mês” – quanto trabalho cada membro da equipe consegue realizar e entregar em um mês.

Matriz de Risco

Utilizada para avaliar a probabilidade de um evento acontecer e os impactos que ele teria no ambiente de trabalho.

Consiste em um modelo de tabela organizada em linhas e colunas que formam pequenas células/quadrantes que são analisadas com base em dois eixos:

• Eixo vertical: probabilidade
• Eixo horizontal: impacto

A função dessas matrizes é relacionar dados (numéricos ou não) para analisar a relação entre as ameaças identificadas em um setor e como elas podem interferir no andamento das atividades de forma a estabelecer as demandas que são prioridade.

Metodologia 5w2h

Muito utilizada na gestão de projetos e criação de planos de ação, sua sigla corresponde a 7 perguntas que norteiam o método:

• What (o que será feito?): descreve o projeto com detalhes acerca do que deve ser feito em um determinado espaço de tempo;
• Why (por que será feito?): traz o propósito e os objetivos do projeto e/ou problemas que a equipe busca resolver;
• Where (onde será feito?): delimita os espaços utilizados para a realização do projeto (podem ser físicos ou on-line);
• When (quando será feito e qual é o prazo?): define o cronograma de execução do projeto e datas de entrega de cada atividade;
• Who (quem são os envolvidos?): elenca as responsabilidades de cada pessoa do projeto e outras informações relevantes;
• How (como será feito?): avalia as metodologias e as ferramentas utilizadas na execução do projeto e apresenta um passo a passo do que será feito;
• How much (qual o custo?): calcula os custos de execução do projeto e a viabilidade financeira da iniciativa, incluindo perspectivas de retorno sobre o investimento – quando for o caso.

A partir das respostas obtidas pelas perguntas acima, o gestor consegue ter mais clareza sobre o que é prioridade e delegar as tarefas ao time de acordo com os objetivos envolvidos. 

Por que é importante saber como priorizar tarefas? 

Isso ajuda o gestor a definir o que precisa ser realizado em determinado período de tempo, pois ao identificar com clareza o que deve ser executado e qual ordem é mais produtiva, ele consegue direcionar os funcionários com assertividade em processos que necessitam de maior empenho naquele momento.