No mundo corporativo atual, a eficiência na gestão do tempo dos colaboradores é fundamental. Uma ferramenta que vem ganhando destaque é o Ponto Eletrônico Digital, que facilita a administração dos recursos humanos e oferece uma série de vantagens, mesmo quando utilizado offline. Mas o que exatamente é o ponto eletrônico digital e como ele pode beneficiar sua empresa?

O ponto eletrônico digital é um sistema que utiliza tecnologia digital para registrar as entradas e saídas dos colaboradores. Diferente dos métodos manuais, ele garante maior precisão e segurança na coleta de dados. Isso porque elimina erros humanos comuns, como registros incorretos ou perda de informações. Com dados mais confiáveis, as empresas podem tomar decisões mais informadas e melhorar a gestão do tempo de trabalho, assim como agilizar momentos de fechamento e obviamente, o dia-a-dia dos colaboradores, desburocratizando essa tarefa.

Quantos Funcionários Precisam Ter Ponto Eletrônico?

De acordo com o artigo 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar algum sistema de controle de jornada. Embora a legislação não determine o tipo de sistema a ser adotado, a escolha do ponto eletrônico traz benefícios em termos de modernização, segurança e precisão.

Tipos de Ponto Eletrônico

Existem três tipos principais de pontos eletrônicos: com cartão, biométrico e digital. Cada um possui suas características e funcionalidades específicas, como marcação à distância, reconhecimento biométrico e integração com sistemas de folha de pagamento.

Vantagens em Adotar Ponto Eletrônico

• Praticidade no Controle de Ponto: Facilita a marcação diária e correta do ponto, permitindo registros à distância.
• Eficiência na Gestão de Profissionais Externos: Permite o acompanhamento de equipes externas com recursos de geolocalização.
• Precisão no Controle do Banco de Horas: Simplifica o controle do banco de horas, garantindo mais precisão nos cálculos.
• Redução de Fraudes no Registro de Ponto: Evita fraudes com identificação biométrica e registros em tempo real.
• Otimização na Rotina do DP: Automatiza tarefas do departamento pessoal, possibilitando uma atuação mais estratégica.
• Redução de Ações Trabalhistas: Minimiza erros e irregularidades no controle de jornada, reduzindo o risco de processos trabalhistas.
• Redução de Custos: Diminui custos diretos e indiretos, como horas extras e despesas administrativas.

Funcionalidades do Ponto Eletrônico Digital:

• Precisão e Confiabilidade: Elimina erros comuns nos registros manuais, garantindo dados precisos e confiáveis.
• Facilidade de Acesso e Monitoramento: Permite o acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando a gestão remota.
• Segurança dos Dados: Utiliza tecnologias avançadas de segurança, como criptografia, para proteger as informações dos colaboradores.
• Integração com Sistemas: Permite a integração com sistemas de folha de pagamento e gestão de RH, automatizando diversos processos.

Outra vantagem significativa é a eficiência operacional. Ao automatizar o processo de registro de ponto, o ponto eletrônico digital reduz a carga de trabalho do departamento pessoal (DP) e do RH. Isso permite que essas equipes se concentrem em tarefas mais estratégicas, como desenvolvimento de políticas de RH e planejamento de carreira dos colaboradores.

A tecnologia por trás do ponto eletrônico digital é bastante diversa. Muitos sistemas utilizam biometria, como impressões digitais ou reconhecimento facial, para autenticar a identidade dos colaboradores, evitando fraudes. Outros utilizam cartões de proximidade ou senhas, métodos práticos e rápidos adequados para empresas de todos os tamanhos. Para organizações com colaboradores externos, os aplicativos móveis são uma excelente solução, permitindo que o ponto seja registrado de qualquer lugar, utilizando GPS para verificar a localização. Além disso, muitos sistemas são projetados para funcionar offline, armazenando os dados localmente e sincronizando-os automaticamente assim que a conexão é restabelecida.

Legislação

No Brasil, Portaria 671, publicada em novembro de 2021, representou uma importante atualização legislativa no contexto do ponto eletrônico para empresas substituindo as portarias anteriores. Ao unificar diretrizes e estabelecer requisitos para o Registro Eletrônico de Ponto (REP), essa legislação trouxe maior clareza e segurança jurídica para as organizações. Agora, as empresas têm orientações claras sobre os tipos de sistemas de registro de ponto permitidos, como:

• REP-C – Registro de ponto convencional.
• REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador com sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho.
• REP-P – Programa de registro eletrônico de ponto via sistema, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento dos dados de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

 Além disso, a portaria definiu a obrigatoriedade da emissão de comprovantes para cada registro efetuado, seja em formato impresso ou eletrônico, aumentando a transparência e confiabilidade do processo de controle de jornada.

Ao escolher um sistema de ponto eletrônico digital, é importante considerar alguns fatores. O tamanho da empresa e o tipo de atividade são determinantes, pois empresas menores podem preferir soluções mais simples e econômicas, enquanto grandes organizações podem necessitar de sistemas mais robustos. Também é crucial listar as funcionalidades essenciais, como biometria, integração com sistemas de folha de pagamento e relatórios customizáveis, para escolher uma solução que atenda a todas as necessidades da empresa. A conformidade legal deve ser verificada para garantir que o sistema escolhido esteja em conformidade com as regulamentações locais. Por fim, avaliar o custo-benefício das opções disponíveis ajudará a encontrar um bom equilíbrio entre preço e funcionalidades. Aqui na Ponto Icarus você encontra funcionalidades exclusivas, além de 14 dias de teste grátis! Entre em contato hoje mesmo e inicie o teste com nossos atendentes!

FAQ sobre Ponto Eletrônico Digital:

• O que é o ponto eletrônico digital?
  • É um sistema que utiliza tecnologia digital para registrar as entradas e saídas dos colaboradores.
• Quais são as vantagens do ponto eletrônico digital?
  • Precisão, segurança dos dados, facilidade de acesso e conformidade legal são algumas das vantagens.
• Quais tecnologias são utilizadas no ponto eletrônico digital?
• Biometria, cartões de proximidade, senhas e aplicativos móveis são algumas das tecnologias utilizadas.
• Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico digital?
  • Considere o tamanho da empresa, o tipo de atividade, as funcionalidades necessárias e a conformidade legal ao fazer sua escolha.