Time mais produtivo

6 tipos de ferramentas e os 5 primeiros passos para aumentar sua produtividade

Quanto mais o tempo passa, mais nos parece que as 24 horas do dia não são suficientes para todo o trabalho a ser feito. Ao mesmo tempo, a alta competitividade do mercado e as aceleradas mudanças tecnológicas têm demandado novos e maiores desafios para as empresas. Este cenário tem evidenciado cada vez mais a importância da adoção de ferramentas para manter o nível de produtividade. 

Nesse sentido, as organizações precisam agir e reagir com muita agilidade, sem perder de vista a necessidade de manter o padrão de qualidade. 

O tempo é valioso para todos nós e, no mundo corporativo, ele é sim sinônimo de dinheiro. Por outro lado, convivemos diariamente com um mundo hiperconectado, repleto de distrações em jogos e redes sociais, por exemplo. 

Certamente, este dilema está na ordem do dia da maioria dos profissionais de RH. Uma vez que quanto maior for a eficiência do time, mais produtiva será a empresa. 

Os benefícios das ferramentas de produtividade

A gestão de produtividade reúne um conjunto de boas práticas, com o objetivo de administrar e acompanhar os fatores que impactam a empresa, como o planejamento estratégico, o controle das tarefas, o fluxo de trabalho, a criação de metas e a gestão de pessoas. 

O resultado disso é a melhora no aproveitamento do tempo de trabalho a partir da programação adequada das atividades. Assim, é possível prever o que precisa ser feito e o tempo necessário. 

Outra consequência direta é que não se perderá mais tempo para decidir o que fazer a seguir, uma vez que estará tudo muito bem predeterminado. 

Mais do que entregar as tarefas no prazo, você poderá orientar sua equipe para trabalhar nos projetos com antecedência, inclusive, reservando um período para alterações e ajustes de última hora, caso necessário. 

Entregar um trabalho no prazo dá uma positiva sensação de realização profissional, reforça a confiança de toda a equipe e cria um clima favorável para melhora constante de desempenho e produtividade. 

Conforme a empresa vai evoluindo na gestão da produtividade, os benefícios vão aparecendo e contagiando toda a organização, com efeitos positivos também para os clientes. 

Quais os 5 primeiros passos para ter mais produtividade no trabalho?

Primeiramente, mostre para seu time que é possível aprender como aumentar a produtividade com hábitos, técnicas e ferramentas certas.  

O desafio é concluir o maior número de tarefas no menor tempo possível. Com a prática, além de produzir mais, a equipe poderá produzir melhor. 

Contudo, é crucial esclarecer que uma pessoa produtiva não é aquela que vive para a profissão. Pelo contrário, a ideia é aproveitar ao máximo o tempo dedicado à jornada de trabalho, para que haja espaço também para lazer, estudos e, porque não, um hobby.

Em outras palavras, o trabalho é uma parte da vida tão relevante quanto cuidar da saúde e desfrutar do convívio com a família e amigos. 

Veja 5 passos para aumentar sua produtividade

1º Passo: Descubra para onde está indo seu tempo

As horas estão voando? Resolva isso anotando o tempo gasto com cada atividade. Pode ser que você esteja desperdiçando muita energia com tarefas desnecessárias. 

2º Passo: Trace objetivos e metas

Estabeleça um objetivo de longo prazo que motive a busca pela alta performance. Traduza em metas menores, com prazos bem definidos, e mantenha o rumo certo.

3º Passo: Selecione algumas técnicas de produtividade

Há várias opções. Uma delas é dividir o trabalho em períodos de 25 minutos e pausas de 5 minutos. Ao concluir, faça um intervalo de mais longo, 25 minutos.

4º Passo: Programe um horário para checar as mensagens

Evite desatenções na jornada de trabalho. Determine o momento adequado para checar e-mails e mensagens. Desabilite as notificações e fuja das redes sociais.

5º Passo: Adote ferramentas de produtividade.

A tecnologia é uma grande aliada nesse processo. Você vai precisar de uma ferramenta segura e confiável. Aproveite ao máximo e turbine sua produtividade.

Confira os 6 tipos de ferramentas mais utilizados 

Como seria o desempenho da sua empresa sem computador e internet? Difícil imaginar, não é mesmo? Sem dúvida, você não conseguiria entregar a mesma quantidade e qualidade que seus concorrentes. 

Esta é a prova de que as ferramentas de produtividade são hoje indispensáveis para qualquer empresa, independentemente da natureza do negócio e seu porte.

Por isso, listamos 6 tipos de ferramentas de produtividade, uma para cada setor estratégico da empresa, com indicações das mais utilizadas no momento. 

Boa parte das opções funciona na modalidade freemium, ou seja, são gratuitas em um formato mais limitado. Elas também estão disponíveis via web e apps próprios para celulares Android e iPhone (iOS). 

Antes de tudo, vale destacar que a Ponto Icarus não endossa nenhum fornecedor, produto e/ou serviço descrito em suas publicações de Marketing de Conteúdo, que não sejam os de sua estrita responsabilidade legal. Vamos a elas:

  1. Ferramentas de Gestão de Projetos

Ganhar produtividade na Gestão de Projetos é um dos grandes desafios do momento. 

As ferramentas garantem que o fluxo de produção seja corretamente executado, que cada profissional realize as etapas de acordo com as demandas da empresa e dos clientes, além de acompanhar prazos e recursos gastos em cada atividade. 

Entre as opções de ferramentas de produtividade para a gestão de projetos estão: Asana, Trello e Monday.com, entre outras.

  1. Ferramentas de Organização

Elas são importantíssimas porque produzem um efeito positivo tanto na vida profissional quanto na pessoal. 

São ótimas para organizar atividades propostas em reunião, projetos que ainda não saíram do papel, ideias e sugestões que podem contemplar também outros setores da empresa.  

Você pode usufruir destes benefícios utilizando Evernote, Tudoist e Google Agenda, por exemplo. 

  1. Produtividade na Comunicação Interna

Uma comunicação interna objetiva e humanizada é essencial para manter os colaboradores mais motivados. Ainda mais, o engajamento minimiza os efeitos negativos dos boatos, que comprometem a produtividade. 

Vale destacar a importância da empresa manter o controle completo de todo o processo. Por isso, escolha canais de comunicação interna mais apropriados ao meio corporativo, evitando as ferramentas que possam oferecer dispersão no momento de trabalho.

Nessa área existe uma infinidade de alternativas, entre elas: intranet, aplicativos de RH e software pode ser desenvolvido sob demanda.

  1. Ferramentas de Gestão de Vendas

Não se vende hoje como em tempos atrás. E o maior ponto de inflexão dessa mudança talvez tenha sido o surgimento do CRM, que é um tipo de ferramenta focado no relacionamento com o cliente. 

Ele reúne todos os dados dos clientes, facilita o acesso de gestores e vendedores, armazena históricos de contatos e interações, identifica qual etapa do processo de venda cada um está e qual o nível de qualificação dele. 

Os CRMs mais comumente utilizados são: Pipedrive, HubSpot e Zoho, dentre outros. 

  1. Produtividade no Atendimento ao Cliente

Vivemos um ambiente de negócios onde o atendimento ao cliente começa a ser tão ou mais relevante do que preço e qualidade. De tal forma que as empresas precisam corresponder às demandas dos clientes quase que instantaneamente. 

Nesse sentido, as ferramentas são imprescindíveis para centralizar os canais de contato, automatizar os processos de suporte, apresentar indicadores de desempenho, medir o nível de satisfação dos clientes e criar uma base de dados para aumentar a velocidade de resposta. 

Aqui as opções são realmente numerosas, com ferramentas de SAC, Help Desk e BI, Business Intelligence.

  1. Ferramentas de RH

As ferramentas de Recursos Humanos trazem velocidade e autonomia à gestão de pessoas, além de permitir o cumprimento de prazos, time engajado e monitoramento de performance, fundamentais para a produtividade geral da empresa. 

E uma das soluções mais utilizadas são as plataformas eletrônicas de marcação de ponto, como a Ponto Icarus. Além de automatizar o registro, evitando erros e aumentando a segurança jurídica, ela é também uma ferramenta estratégica para a gestão de pessoas. 

O aplicativo de ponto eletrônico otimiza o relacionamento entre RH e colaboradores, contribui para a adoção de boas práticas, qualifica o trabalho e produz resultados mensuráveis. 

Por fim

Antes de escolher as melhores ferramentas para aumentar sua produtividade, busque informações na internet, em entidades representativas como a Brasscom (Associação das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação) e converse com outros usuários para descobrir pontos fortes e fracos. 

Ao testá-las, você vai notar que umas são muito boas em determinadas funções, mas deixam a desejar em outras. 

Também vai observar que algumas são tão completas, como a Ponto Icarus, que apenas uma ou duas opções, talvez, possam atender a todas as suas necessidades.  

O mais importante é saber se você e sua equipe ficam bem ambientados na ferramenta. Às vezes, tecnicamente ela consegue resolver problemas. Porém, a interface pode ser pouco amigável, dificultando sua operacionalidade. 

Afinal, as pessoas são mais importantes e não vale a pena comprometer o resultado final insistindo em algo que não está dando certo.

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