Se você está se preocupando com a baixa produtividade do seu time, saiba: você tem razão. Este é um problema que afeta não só as empresas, mas também o país como um todo. Leia este artigo até o final para você ficar sabendo como identificar e medir a baixa performance, além de receber 5 dicas estratégicas para resolver o seu problema.
Inegavelmente, a baixa produtividade é um dos maiores desafios que os gestores de RH enfrentam nas organizações, principalmente quando se deparam com um ambiente desfavorável.
E diversos fatores colaboram para a piora do quadro, como desorganização, falta de equipamentos e recursos apropriados, liderança agressiva, pouca motivação e engajamento da equipe, por exemplo.
Segundo números da World Population Review, uma organização independente, o Brasil tem a 57ª pior produtividade entre 62 economias do mundo. Estamos abaixo de países latinos como Chile, Uruguai, Venezuela, Argentina, Equador, Colômbia e Peru.
Mas, o que é produtividade?
Em suma, podemos dizer que produtividade está ligada à relação entre os recursos utilizados e resultado final. A ideia de produtivo está associada a algo que é rentável. Em outras palavras, fazer mais com menos.
O conceito também está relacionado com a quantidade e a qualidade das tarefas produzidas em um período de tempo. Ou melhor: é a performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados.
Então, ser produtivo é desempenhar bem as funções em todas as etapas. Quer dizer, não só as operações com relação direta com o produto final.
Só para exemplificar, se o pessoal do Marketing manda um e-mail para o time e a mensagem não é suficientemente clara, gerando dúvidas sobre a intenção da empresa, poderá provocar descontentamentos e prejudicar o clima organizacional , levando à desmotivação e à improdutividade.
De fato, o profissional de Marketing não lida diretamente com o produto final, mas pode prejudicar ou impactar negativamente nele, dependendo de sua performance.
Como reconhecer que o time está com desempenho ruim?
É possível saber observando o comportamento da equipe desmotivada, por exemplo.
As atitudes ruins podem ter várias fontes, como problemas pessoais, desentendimento com coletas, insatisfação salarial, distrações com conversas durante o trabalho ou nas redes sociais, além de possível incompatibilidade de atividades e funções.
O espaço físico também pode colaborar para a baixa performance. Mesas mal distribuídas, pastas e arquivos bagunçados e objetos desorganizados podem retardar o trabalho, provocar esgotamento e consequentes atrasos nas entregas.
A baixa produtividade no trabalho também pode surgir da má comunicação, ou seja, da falta de clareza no repasse das tarefas.
Há meios mais objetivos para identificar o problema.
Isso mesmo, a baixa produtividade pode ser medida. Ela acontece quando usa-se recursos demais para se produzir poucas saídas.
Por exemplo, se a maioria dos colaboradores consegue fazer cinco entregas por dia e um outro apenas três, este pode ter baixa produtividade em relação aos demais.
Você também pode usar uma fórmula geral, que é bem simples: pegue a quantidade de produtos/serviços produzidos e divida pela quantidade de recursos utilizados.
Os recursos podem ser o tempo, equipamentos, eletricidade, pessoas etc.
Existe ainda uma outra forma de fazer esta conta, que é mais financeira. Neste caso, a fórmula é a seguinte: pegue a sua receita total e divida pelo seu custo total.
Fazendo estes cálculos regularmente você poderá ter um gráfico indicando se a produtividade do seu time está baixa ou não.
Além disso, você pode saber mais sobre este tema lendo o artigo “O que é Avaliação de Desempenho e quais são os seus objetivos?”, que publicamos aqui no Blog.
Como resolver a baixa produtividade do time? Veja 5 dicas!
Depois de avaliar as razões e o nível da baixa produtividade, ações estratégicas precisam ser executadas.
Sem dúvida, cada time tem suas características e vai demandar medidas específicas. Aqui vamos dar 5 dicas:
- Defina metas claras e realistas
Com a meta, a rotina de trabalho passa a ter um propósito. A importância das atividades do colaborador fica mais palpável e elas passam a receber a atenção que merecem. Para motivar ainda mais seu time, escolha metas mensuráveis e que possam ser monitoradas em tempo real, mantendo todos os envolvidos atualizados quanto ao desempenho.
- Delegue atividades e proponha desafios
Seu time se sentirá mais valorizado se observar que a organização acredita no potencial de cada colaborador. Isso acontece a partir do momento em que determinadas atividades são delegadas. Ou até mesmo quando o time é desafiado a realizar tarefas estimulantes. Não se esqueça de dar o suporte necessário para que os objetivos possam ser alcançados.
- Melhore a comunicação interna
Utilize os canais de comunicação corretos para repassar as metas definidas. Isso é essencial para a gestão da produtividade. Com mensagens diretas e eficientes o time fica alinhado e o risco de conflitos internos começa a diminuir. Por isso, a importância de ter uma ferramenta adequada, que ajude a otimizar o diálogo e o tornar mais rápido, qualificado e preciso.
- Forneça feedback
Dar feedback é tão importante para os funcionários quanto para a empresa, porque a falta de diálogo pode levar à baixa produtividade. Além disso, desenvolve o autoconhecimento, identifica pontos de melhoria, motiva e engaja. O resultado é o aprimoramento da jornada de trabalho do colaborador e o consequente aumento na qualidade das entregas.
- Invista em tecnologia
Utilize uma plataforma digital que reúna todas as funcionalidades necessárias para fazer a gestão da produtividade. Um bom exemplo é a Ponto Icarus.
Além de fazer uma ótima gestão do ponto, ela deixa a comunicação interna mais ágil e direta, se integra com sua contabilidade, emite relatórios em tempo real, reduz custos e aumenta a produtividade do time.
Conclusão
Como ser mais produtivo? Você viu neste artigo que a tarefa não é fácil. A baixa produtividade é um problema muito mais grave do que se imagina, afetando as empresas e o país inteiro.
Os motivos podem ser diversos e cabe aos gestores, com apoio do RH, buscar reverter esta situação, uma vez que os prejuízos são altos o suficiente para acender um alerta vermelho.
Além de atrasos e queda dos padrões de qualidade de produtos e serviços, os danos financeiros e à imagem da empresa podem enfraquecer muito a sua atuação no mercado.
Nesse sentido, dispor de uma plataforma como a Ponto Icarus, que dá suporte e centraliza as atividades referentes à gestão de pessoas, é estratégico para que seu time possa ser mais produtivo, entregar melhores resultados, utilizando menos recursos.
