O registro de ponto é uma atividade essencial na rotina de trabalho em qualquer empresa e um desafio para os profissionais de RH.
É fundamental ter uma boa gestão dos registros, monitorar entradas e saídas, horário para almoço, atrasos, faltas, licenças e horas extras.
Erros em qualquer uma destas atividades pode representar grandes prejuízos porque estes dados são utilizados no cálculo dos salários e, consequentemente, no fechamento da folha de pagamento da empresa.
Por outro lado, o funcionário também pode ser afetado pelo desencontro de informações, o que geralmente motiva ações trabalhistas.
Por isso, o sistema de controle de ponto exige o máximo de cuidado e precisão.
Certamente, a boa notícia é que, com o avanço da tecnologia, muitas destas possíveis falhas passaram a ser resolvidas com o emprego do ponto digital, como é o caso da Ponto Icarus.
Trata-se de uma ferramenta automática voltada especificamente para evitar erros, aumentando a eficiência do sistema e protegendo a empresa e seus colaboradores.
Nesse artigo você vai conhecer os 6 problemas mais comuns no registro de ponto e como resolvê-los.
Erros mais comuns dos colaboradores no registro de ponto
O registro de ponto é responsabilidade tanto da empresa quanto do funcionário. A lei determina que ele é obrigatório apenas em empresas com mais de 20 empregados.
Já os profissionais de Recursos Humanos têm a responsabilidade de orientar cada colaborador, explicar a importância e gerenciar a marcação.
Ao final do mês, o RH entrega o documento com os registros para que o funcionário possa assinar. Este documento tem caráter jurídico e deve ser guardado pela empresa.
Contudo, mesmo com acompanhamento constante, a falha de ponto acontece. Veja as mais comuns:
- Esquecer o registro de ponto
Aqui está um deslize campeão, principalmente entre novatos. Ocorre também quando o funcionário fica muito envolvido com a tarefa e acaba esquecendo. Neste caso, ele deve avisar o RH para que possa fazer a correção. Deve-se tomar cuidado para que não evolua para um comportamento recorrente, que é passível de repreensão com advertência.
Solução: O sistema eletrônico pode ser configurado para reduzir este risco e até evitar que aconteça. O aplicativo facilita muito o registro de ponto por causa do fácil acesso, por celular, por exemplo. Ele também pode enviar alertas e mensagens lembrando da importância do registro correto.
- Registrar mais de uma vez
No sentido oposto ao primeiro erro, aqui temos um exagero. Acontece quando, por falha na leitura da impressão digital ou falta de papel na bobina, o funcionário fica na dúvida se registrou mesmo o ponto. Por precaução, acaba batendo mais vezes até confirmar o ponto. Neste caso, basta avisar o RH, que poderá manter a primeira marcação e anular as restantes.
Solução: Investir em um sistema de controle moderno e automatizado, que realiza atualizações constantemente e emite relatórios em tempo real, evitando confusões no momento do registro de ponto.
- Registrar por outra pessoa
Não se trata de uma falha, mas de uma falta grave. Ainda mais, é uma fraude. Aliás, é motivo para advertências e pode levar até à demissão dos envolvidos: tanto do que deixou de fazer o registro, quanto do que faz em seu lugar.
Solução: Adotar um sistema eletrônico de registro de ponto com funcionalidades a mais, como formas de identificação personalizadas e intransferíveis, que podem ser impressão digital, reconhecimento facial e senhas.
Veja agora os erros da empresa que mais acontecem
- Perda de dados
Com toda a certeza, esta é uma das falhas mais graves. Como já vimos, os dados registrados ao longo do mês são a base para o cálculo da folha de ponto e a determinação dos valores devidos aos colaboradores. A perda pode colocar em risco toda a operação, comprometer o diagnóstico e levar a empresa a tomar decisões equivocadas.
Solução: O mais indicado é implementar o registro de ponto eletrônico, que faz tudo de forma automática e segura, reduzindo drasticamente a perda de informações e, principalmente, a alteração de dados.
- Extravio de documentos
Trabalhar com o registro de ponto manual implica em armazenar e gerenciar uma grande quantidade de documentos impressos. E esta ainda é a realidade de muitas empresas, que sofrem com extravio de documentos. Além das várias despesas associadas, como perda de tempo, recursos humanos desperdiçados, espaço físico cada vez maior e o consumo antiecológico do papel.
Solução: Adotar um sistema de registro de ponto eletrônico capaz também de distribuir documentos como holerites e espelhos de pontos com apenas um clique. Assim como, permitir assinaturas digitais online pelo celular. Tudo de acordo com a Lei de Proteção de Dados.
- Erros de cálculo
Muitas empresas ainda fazem o controle por meio de planilhas Excel, por ser a opção mais barata. Entretanto, não é a mais segura. Já que a inserção dos dados é manual e sujeita a erros. Qualquer equívoco na configuração altera o resultado e impacta diretamente na folha de pagamento.
Solução: O indicado é implementar uma gestão do registro de ponto capaz de fazer estes cálculos automaticamente, auxiliando no tratamento do ponto e no fechamento da folha. Importante também integrar a plataforma com a sua contabilidade, o que confere ainda mais confiabilidade ao cálculo.
Conclusão
Um bom sistema de ponto eletrônico, como o da Ponto Icarus, dispõe de funcionalidades bem específicas que resolvem todos estes problemas, tão recorrentes na gestão de ponto.
Este é um recurso indispensável, principalmente nos dias de hoje, em que o home office tem crescido tanto. Leia o artigo “Como fazer a Gestão de Ponto nos sistemas Presencial, Remoto e Híbrido?” para saber mais.
Acrescente a tudo isso a possibilidade de emissão de relatórios a qualquer tempo e lugar, de forma completamente online. Isto é, todas as informações podem ser consultadas sempre que necessário.
Para uma segurança maior ainda, destaca-se que o meio digital não só permite o registro confiável do ponto como também a possibilidade de ter um backup, o que é praticamente impossível nas outras formas de registro de ponto.
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