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Registro de ponto por app é seguro?

Usar a tecnologia para otimizar o processo de registro de ponto traz vantagens fundamentais para um negócio. No entanto, as novidades tecnológicas podem causar desconforto em relação a segurança. Afinal, o registro de ponto por aplicativo é seguro? 

Antes de tudo, vamos começar a responder essa pergunta com a seguinte situação: você considera que registro de ponto manual ou planilhas de excel que realizam fórmulas para calcular atrasos, horas extras, banco de horas e eventuais folgas, etc, são seguras?

E os registros de ponto cartográfico, ou eletrônicos por aproximação de crachá? Certamente, você já teve o conhecimento de que um colaborador já executou a tarefa pelo colega através destes métodos.

Uma das necessidades das empresas é impedir fraudes e inconsistências no registro de ponto. A comprovação de registro em data, hora e local correto, oferecem segurança jurídica para empresas e colaboradores. No entanto, existem tipos de registro de ponto que oferecem essa garantia de fato.

Como citado acima, são diversas ações geradas a partir do controle de jornada dos colaboradores. Entretanto, existem chances de ocorrer falhas, inconsistências ou incertezas diante das informações apresentadas através de controles pouco seguros.

Sem contar que todos os processos manuais dependem de duas vertentes que precisam se relacionar muito bem. Isto é, o preenchimento adequado do documento pelo colaborador, e o envio fidedigno do controle de ponto manual. 

Comparado ao registro manual, os registros eletrônicos são mais seguros devido os critérios de segurança, bem como o armazenamento de dados.

Porém, as manutenções do REP, certificação do Ministério do Trabalho, além das inúmeras inconsistências que os relógios de ponto geram, são pouco funcionais para as empresas.

Para tornar o fechamento da folha de ponto e de pagamento mais simples e rápido, o registro de ponto por aplicativo trouxe a possibilidade de realizar uma gestão mais eficaz.

Como fruto da revolução da indústria 4.0, surgiram melhorias de eficiência e produtividade nos processos de recursos humanos e contabilidade. Hoje é possível coletar registros e gerenciar o ponto em tempo real por meio de um software.

Mas, se ainda assim você tem dúvidas quanto à segurança, eficiência e otimização de registro de ponto por aplicativo, continue essa leitura.

Neste artigo você vai conhecer a legislação trabalhista que ampara a utilização de softwares de ponto eletrônico. Também saberá quais são as portarias que garantem o funcionamento, características que determinam a confiabilidade e segurança adequada dos dados.

Confira os assuntos que serão abordados:

  • O que é ponto eletrônico?

  • Legislação do Ponto eletrônico e o que é permitido

  • Ponto eletrônico é seguro?

  • Principais Benefícios do Aplicativo de Ponto Eletrônico

  • Conclusão

Boa leitura!

O que é Ponto Eletrônico?

O ponto eletrônico é um sistema de registro registro digital. Ou seja, seu objetivo é automatizar completamente ou alguma parte do processo de coleta das informações sobre a jornada do colaborador. 

A finalidade de todo ponto eletrônico é registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores por meio de um equipamento. Seja o relógio de ponto (REP), computador, smartphone ou tablet, desde que não seja manual, caracteriza-se como registro eletrônico.

Em algumas empresas, o registro de ponto vai além da entrada e saída, pois também são contabilizados todos os intervalos, como pausas e almoços. Com isso, o controle de ponto é um dos principais aliados para gerir uma empresa.

Através da automatização da gestão da carga horária e a assiduidade dos colaboradores, é possível medir indicadores de qualidade e desempenho das equipes.

No entanto, nem todos os equipamentos de ponto eletrônico são inteligentes o suficiente para reduzir o tempo operacional do RH e apresentar relatórios em tempo real a gestores e diretores. 

Existem algumas formas de registro e gestão de ponto. Veja a seguir quais são e os benefícios.

Quais são os tipos de ponto eletrônico?

No mercado, existem duas opções para coletagem de ponto: pelo sistema REP e registro de ponto por aplicativo digital.

O meio mais tradicional é pelo sistema REP, que foi a evolução do controle de ponto cartográfico – aquele em que o colaborador insere um cartão de ponto e a máquina carimba o horário. 

Já os aplicativos ou apps surgiram para realizar a gestão de toda a jornada dos colaboradores. Isso facilita o entendimento dos dados e auxilia gestores e diretores a gerir com mais assertividade.

Os ganhos de uma gestão através de um software de ponto eletrônico são:

  • Qualidade de vida no trabalho;
  • Indicadores para decisões como alocação de recursos, contratações ou demissões;
  • Controle das taxas de absenteísmo, horas extras, e jornadas, etc.

REP x Aplicativo

O sistema REP (Registrador Eletrônico de Ponto) é a forma mais utilizada pelo mercado, principalmente após a regulamentação através da portaria 1510 de 2009, destacado mais a diante.

Ele registra a jornada do colaborador por meio de um cartão magnético e/ou biometria. O sistema é implementado num local fixo, no que depende da locomoção dos colaboradores para a marcação do ponto.

Para os colaboradores externos, essa logística é inviabilizada na maioria das vezes, o que gera a necessidade da utilização do controle manual, a folha de ponto e marcação de horários arredondados, e muitas vezes, nada fiéis ao horário trabalhado.

Ou seja, acaba-se utilizando mais de um coletador, o que torna a rotina da gestão e fechamento de ponto mais complexa, demorada, e que requer mais pessoas operacionalizando essa atividade.

Todos os dados gerados pelo sistema REP são analisados e calculados pelo RH, que muitas vezes tem uma quantidade alta de colaboradores e grande volume de informações de escalas variadas. Por meio de um software, o cenário de caos é revertido para um departamento otimizado em tempo e recursos.

Com o registro de ponto por aplicativo, todas as marcações são realizadas com apenas um clique e de qualquer lugar pré-estabelecido pela empresa. O Aplicativo Icarus conta com o recurso de geolocalização e permite que o colaborador faça sua marcação no endereço estabelecido pela organização, e registra a informação de sua localização em tempo real.

Outra tecnologia que o Sistema Icarus também possui, é o reconhecimento facial, uma forma de biometria que torna o processo ainda mais seguro. 

Vantagens do Ponto Eletrônico

Ter um registro de ponto eletrônico digital oferece uma base de dados da jornada dos colaboradores, que pode ser verificada em qualquer horário do dia. Isso diminui as inconsistências que acontecem no caso do processo manual.

O ponto eletrônico oferece uma visão completa do quadro de colaboradores da empresa. Dessa forma, a segurança e veracidade em ter os dados na palma da mão, direciona melhores decisões de gestão das equipes.

Além disso, diariamente otimiza o tempo do colaborador ao realizar a marcação e também do RH e gestores no tratamento diário do ponto, sem precisar esperar até o fim do mês.

Mas conforme citamos no início deste artigo, tudo isso é liberado pela lei CLT?

Abaixo você irá conferir quais portarias a legislação trabalhista libera a implementação do ponto eletrônico nas empresas.

Legislação do Ponto eletrônico e o que é permitido

De acordo com as portarias 1510 e 373, as empresas podem adquirir o ponto eletrônico e também adotar sistemas alternativos para gerir a jornada dos seus colaboradores, portanto, existem algumas regras que condicionam a implementação do controle de ponto eletrônico.

Lembrando que, no início foi liberado o uso do ponto eletrônico via “sistema REP”, tanto que isso fomentou a popularização deste sistema. 

Mais adiante, o mercado percebeu que as empresas tinham a necessidade de reduzir recursos financeiros e adquirir um software que diversificasse as formas de registro. Deste modo, o registro e gestão por aplicativos ficou conhecido como “sistema alternativo”.

Acompanhe agora quais são essas leis que regulamentam e o que elas asseguram para empresas e colaboradores:

Portarias 1510 e 373

A portaria 1510 foi a primeira criada no que diz respeito ao ponto eletrônico, ela tem a finalidade de padronizar o sistema REP e os Sistemas de Registro de Ponto (SREP) nas empresas. 

Algumas das regras estipuladas por essa portaria é:

  • Ter um relógio que emita o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador, com a durabilidade deste documento por no mínimo 5 anos;
  • O equipamento é obrigado a ter como finalidade exclusiva apenas a marcação de hora;
  • Ter um armazenamento permanente, em que os dados não podem ser alterados ou apagados.

Dentre outras regras estabelecidas pelo artigo para igualar as práticas nas empresas referente ao controle de ponto.

Em síntese, a portaria 373 tem como finalidade tornar a marcação de ponto mais prática. Por meio dela, a marcação de ponto via sistemas alternativos passou a ser permitido e fiscalizado.

Veja as regras desta portaria:

  • Identificação do empregador e empregado;
  • Estar disponível no local de trabalho;
  • Extração de arquivos rente ao que o colaborador registra, sem passar por alterações;
  • Restrições à marcação do ponto e ser automatizado;
  • Autorização prévia para marcação de sobrejornada; 

O que diz a CLT

A lei CLT diz que o controle do ponto é obrigatório para as empresas que possuem mais de 20 colaboradores. De acordo com o artigo 74 da legislação trabalhista, a norma altera a obrigatoriedade de 10 para 20 celetistas.

O mesmo artigo cita que, para os colaboradores externos, o registro manual é válido. No entanto, existem formas melhores de realizar esse controle, como você pode conferir em outro artigo, clicando aqui.

Para o uso dos equipamentos eletrônicos, as empresas devem seguir as recomendações dos órgãos responsáveis, como as portarias citadas acima.

Ponto eletrônico por aplicativo é seguro?

Talvez você se pergunte: além de ter uma lei que permite o seu funcionamento, o que torna o ponto eletrônico seguro na prática?

Segurança de Dados no registro de ponto por aplicativo

A segurança dos dados é um fator fundamental para assegurar ao empregador e ao empregado que todas as informações depositadas no aplicativo, serão protegidas e inalteráveis.

Sendo assim, os aplicativos de registro de ponto possuem soluções que dão essa garantia.

Uma delas é o armazenamento dos dados na nuvem. Essa tecnologia permite reunir arquivos sem comprometer a memória do computador, embora possua a mesma característica de um HD externo.

De acordo com as regras obrigatórias da Portaria 373, todos os dados adicionados pelo colaborador não podem ser alterados e nem excluídos pela empresa. Isso garante a preservação de todas as informações presentes no aplicativo.

Para complementar o cuidado com a segurança, uma resolução recente também aponta para uma proteção criteriosa. Em 2020 foi implementada a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais.

Outra forma que torna o registro de ponto por aplicativo mais seguro, é a possibilidade de coletar a marcação por meio de reconhecimento facial. Esse tipo de biometria diminui as chances de ocorrer falhas e fraudes, por exemplo: um colaborador bater o ponto por outro.

A geolocalização também é um recurso de segurança, pois exibe precisamente a localização em tempo real no momento da batida. 

Para Colaboradores

O registro de ponto é importante para os colaboradores para garantir os deveres das empresas. No entanto, possibilitar o colaborador de realizar a sua própria gestão de ponto, reduz diversas inconsistências. 

Quem nunca bateu o ponto na hora certa, guardou o comprovante, e mesmo assim o RH informou que não havia registros de tal marcação? E quando se descarta o comprovante? 

O colaborador não tem mais esse problema com um software inteligente. Através de uma plataforma intuitiva e segura, os dados são sincronizados assim que o dispositivo é conectado à internet, mesmo quando o registro é offline.

Tudo isso torna o processo de gestão do ponto mais prático e livre de inconsistências provocadas pelo mau funcionamento de uma máquina.

Contudo, os principais benefícios do ponto eletrônico aos colaboradores, são:

  • Comprovação do ponto por meio de relatórios disponibilizados no aplicativo (garante ao colaborador o acesso em tempo real sob a marcação do ponto, eliminando as antigas anotações no papel, ou comprovantes em papel).
  • Segurança dentro das normas estabelecidas pelo Ministério do Trabalho e pela LGPD.

Além de ter a facilidade de poder marcar o ponto por qualquer aparelho móvel, o colaborador otimiza seu tempo e tem mais formas de segurança e imutabilidade dos dados.

Para Empresa

Entender os diferentes tipos de segmentos no mercado leva as empresas de software a promoverem facilidades e suporte em todas as situações que possam surgir nas organizações.

Assim como nas indústrias de plásticos, têxtil e alimentícia que possuem diferentes turnos, o aplicativo de gestão de ponto é capaz de criar centros de custo diferentes, automatizando o tratamento e fechamento de ponto.

O controle de ponto eletrônico por app pode ajudar com a marcação do ponto em tempo real. Assim, a empresa consegue checar a chegada dos colaboradores no mesmo instante. 

Uma vantagem do reconhecimento facial, que é outra facilidade, é verificar se os colaboradores estão uniformizados conforme o regulamento interno das empresas, no momento do registro de ponto.

Quando se opta por ter a gestão e registro de ponto eletrônico por aplicativo, pode-se contar com os benefícios a seguir:

  • Tratar jornadas, intrajornadas, folgas, feriados, férias, horas extras, horas faltantes e fechamento de ponto de maneira automática;
  • Criar centro de custos para diversos grupos de colaboradores;
  • Determinar a gestão do ponto direto para o RH ou gestores diretos;
  • Pré-estabelecer a geolocalização para a marcação do ponto;
  • Visualizar em tempo real o ponto, taxas de assiduidade e quadro geral do colaborador.

Todas essas medidas garantem que os dados sejam analisados e filtrados corretamente pelo departamento de recursos humanos. Tal facilidade permite verificar a produtividade das equipes, a taxa de absenteísmo, e até mesmo contribui para os indicadores de desempenho por meio dos relatórios de ponto.

Aos gestores, diretores, e até mesmo para a área estratégica do RH, esses dados são importantes para auxiliar na tomada de decisão mais assertiva. Os relatórios individuais ainda permitem que os decisores promovam realocação de recursos financeiros, realizem novas admissões ou até mesmo demissões.

Outra característica do aplicativo de ponto eletrônico online que difere do sistema REP, é que as plataformas de apps gerenciam toda a cadeia do ponto. Ou seja, o que anteriormente era necessário adquirir um sistema complementar ao relógio para que tratasse os dados gerados, com um único software é possível realizar todas as atividades pertinentes.

Principais Benefícios do Aplicativo de Ponto Eletrônico

Está a procura de maneiras de automatizar processos para ganhar eficiência, produtividade e ainda melhorar a qualidade de vida dos seus colaboradores? Comece a considerar o aplicativo de ponto eletrônico online como o início da transformação digital da sua empresa!

Em resumo, confira alguns benefícios do registro de ponto por aplicativo.

Registro de Ponto com Geolocalização

É possível realizar o registro de ponto com geolocalização, ou seja, o colaborador consegue fazer a marcação de ponto dentro do raio estabelecido pela empresa.

Fora a praticidade do software em ser instalado em qualquer dispositivo móvel com câmera, viabilizando o acesso por celulares, totens, tablets e no navegador.

Controle e Gestão otimizada

Conforme citado anteriormente, com o registro de ponto por aplicativo que otimiza a gestão, reduz o custo de dois sistemas para apenas um, por unificar os processos e ter mais funcionalidades para a gerenciar pessoas e seu negócio.

Isso traz um ganho gigantesco ao colocar na ponta do lápis: o tempo e energia aplicado do seu colaborador em processos de fechamento da folha de pagamento, custos de manutenção e compra de suplementos para o relógio de ponto e a eliminação de inconsistências de dados.

Além disso, é possível ter o controle da jornada dos seus colaboradores em tempo real, acesso a folgas, banco de horas e horas extras por meio de relatórios macro e micro.

RH

Ao utilizar esse método, uma das principais vantagens é a redução de custos e tempo de execução do fechamento da folha.

Assim, os colaboradores do RH estarão disponíveis para cuidar das estratégias da gestão de pessoas sem comprometer a entrega do operacional. Aliás, o sistema Icarus, por exemplo, reduz em até 80% do trabalho e tempo dessa operação.

Por falar em economia, os planos de aplicativos de gestão de ponto cobram por número de colaboradores. Ou seja, sem assinaturas fixas e valores exorbitantes, sem ter custos com manutenções e nem a compra de sistemas complementares.

Contabilidade

Por meio do aplicativo, você pode enviar qualquer documento em PDF referente a jornada de trabalho para os seus colaboradores, principalmente os holerites.

Mesmo com sistemas complementares ao relógio de ponto, a contabilidade enviava um arquivo gigante com todas as folhas de pagamento para o RH distribuir.

Logo, o sistema de Ponto Eletrônico Icarus desmembra todo o arquivo do holerite e distribui automaticamente, basta cada um deles possuir a matrícula cadastrada no sistema.

Conclusão

Neste artigo você conferiu os benefícios em adquirir o controle de ponto eletrônico seguro para a empresa.

Nosso sistema está de acordo com as portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho, e também com a LGPD

Contudo, a Ponto Icarus trabalha com diferentes segmentos e tamanhos de empresa. Por meio de soluções para todo o tipo de dores do departamento de RH e Contabilidade, as empresas melhoram seu processo de gestão de ponto.

Nossa plataforma oferece mais do que um registro de ponto por aplicativo, pois, através da gestão completa da jornada do colaborador, a sua empresa otimiza recursos e aumenta a sua competitividade no mercado, através de processos automatizados.

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Somos uma empresa certificada pela ISO 9001. Nossos processos são qualificados pela qualidade, eficiência e segurança. A ISO 9001 é uma norma internacionalmente reconhecida que certifica o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e define os requisitos para a implantação do sistema em uma organização.

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Elisabeth Botelho

Jornalista e produtora de conteúdo na Ponto Icarus

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