Boa leitura!

O ponto eletrônico é todo sistema eletrônico que registra a jornada de trabalho do colaborador, considerando os horários de entrada, intervalos e saídas.

O registro por ponto eletrônico surgiu na década de 80, onde os colaboradores marcavam os períodos estipulados pelo empregador por meio de relógios de ponto cartográficos – a tecnologia da época. Ou seja, assim como ainda é hoje, os profissionais marcavam a hora de chegada ao trabalho, as pausas para o almoço e as saídas.

O ponto eletrônico foi um grande avanço, já que anteriormente era necessário contratar um profissional apenas para anotar a jornada completa dos colaboradores – uma ação vulnerável à erros e fraudes.

Por outro lado, somente 20 anos depois, foi adotado pela legislação trabalhista brasileira condições que forneceriam segurança para o controle do registro do ponto eletrônico, tanto para a empresa quanto para o colaborador.

O que a lei CLT diz sobre registro de ponto?

Antes de você entender o que abordam as Portarias que regulamentam o uso do ponto eletrônico, é importante compreender o posicionamento da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) sobre o registro de ponto, que se encontra no artigo 74 (revisão de 2019). Contudo, há 03 regras que as empresas devem seguir:

1. Todas as empresas que possuem mais de 20 colaboradores devem anotar a hora de entrada e saída dos trabalhadores.

2. Caso o colaborador exerça funções externas ao seu local de trabalho, como o home office ou atividades comuns para a equipe comercial, o colaborador pode anotar por si só, sem prejudicar a veracidade da informação no recebimento pela empresa.
3. O colaborador pode anotar somente os períodos que estiverem fora da sua jornada de trabalho – acordado no contrato CLT.

Todas essas regras são válidas e detalhadas mediante o Acordo Coletivo de Trabalho (ACT), ou seja, ao sindicato de cada segmento. Desta forma, é imprescindível que a empresa consulte a ACT ou Convenção Coletiva (CCT) da categoria que à organização se enquadra.

A lei CLT incluiu e alterou tais condições para o registro do ponto a partir de setembro de 2019, sendo a mudança mais recente na CLT ocasionada pela reforma trabalhista. 

Mesmo com alguns métodos para registrar o ponto (manual, mecânico ou eletrônico), empresas e sindicatos podem deliberar pela escolha da melhor solução para controlar e fazer a gestão do ponto dos seus colaboradores.

O que diz a Portaria 1510?

A Portaria 1510 surgiu em 21 de agosto de 2009 para regulamentar o Sistema de Ponto Eletrônico (SREP) – uma solução apresentada pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que hoje é administrada pelo Ministério da Economia.

Essa portaria apresenta todas as condições para o uso do registro de ponto eletrônico (REP), que tem o objetivo de aumentar a segurança dos registros da jornada de trabalho do colaborador.

A Portaria 1510 também é chamada de Lei do ponto eletrônico, pois ela atua principalmente para evitar erros de cálculos das horas trabalhadas, bem como excesso na jornada de trabalho.

Ela também dá mais controle para as empresas diante dos registros que são marcados no REP. Do mesmo modo, o RH e o DP precisam dominar as regras e requisitos técnicos para assegurar o cumprimento das leis na empresa.

Principais características da Portaria 1510 

Quando a empresa precisa fazer o registro de ponto dos seus colaboradores, é necessário entender quais são as proibições e características da portaria 1510 para o uso do registro de ponto eletrônico.

Pela Portaria 1510, o profissional de RH deve saber:

– É proibido restringir a marcação de ponto fora da jornada de trabalho do colaborador; ter marcadores automáticos; e alterar as informações registradas.

– A empresa deve ter um Registrador Eletrônico de Ponto (REP) registrado no Ministério da Economia – é um certificado que permite o funcionamento do sistema na organização.

– O equipamento (REP) é obrigado a emitir um comprovante de marcação a cada registro efetuado.

– A empresa precisa ter um sistema que faça a gestão e tratamento dos dados gerados pelo REP, assim como formatos de relatórios e arquivos digitais de registros de ponto que deverão ser armazenado e apresentado à fiscalização do trabalho quando necessário;

– Além de ter um funcionamento do sistema sem depender de qualquer outro equipamento.

Outra imposição da Portaria 1510, trata-se dos requisitos técnicos que o REP deve ter:

– Um relógio interno e visor de demonstração com contagem de horas, minutos e segundos.

– O equipamento também deve funcionar por 1.440 horas ininterruptas, sem energia elétrica.

– Ter impressora com bobina de papel.

– Ser inviável de alterar ou excluir qualquer dado.

– Porta USB disponível apenas para o auditor fiscal.

Todos os relógios de ponto devem conter as características acima, caso não estejam atendendo as especificações, o empregador poderá ter multas e processos trabalhistas pela fiscalização ou pelo próprio time de colaboradores.

O que é REP?

O REP – Registrador Eletrônico de Ponto – é um equipamento eletrônico criado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho do colaborador. Ele tem capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, relacionados à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

O equipamento surgiu devido às fraudes geradas pelo controle manual, o que trazia um cenário com muitos processos judiciais, além de comprometer o clima organizacional das empresas.

Esse fator ainda é um tópico vivo no dia a dia das corporações, pois ainda não uma questão resolvida completamente pelo REP.

Portanto, hoje existem outras formas para usar a tecnologia a favor da gestão de pessoas e otimizar o tempo aplicado na folha de ponto e folha de pagamento – você verá nos próximos capítulos.

Quais as vantagens e desvantagens do Ponto Eletrônico por REP?

A Lei do ponto eletrônico tem a missão de garantir os direitos dos trabalhadores e assegurar que as empresas estão cumprindo com os seus deveres perante a lei, mas quando é adotado o REP, existem benefícios e desvantagens que são geradas por essa escolha.

Saiba quais são elas:

Vantagens

– Maior confiabilidade dos dados, devido a lei exigir que o REP tenha sua memória protegida e lacrada, impossibilitando que outros acessem seus dados internamente;

– Caso a empresa enfrente uma eventual ação judicial, ela pode usar o Arquivo Fonte de Dados (AFD) para comprovar a legitimidade da jornada de trabalho;

– Aumenta a disciplina e responsabilidade por parte dos colaboradores, por conta do Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido pelo REP.

– Dados dos colaboradores com fácil acesso para o departamento de Recursos Humanos, otimizando a geração de folha de ponto, análise das horas extras e registro de faltas.

Desvantagens

As desvantagens geradas partem do equipamento REP e não da Portaria 1510. O sistema não é completo, e possui apenas uma parte da cadeia de gestão da jornada de trabalho, e por isso tem como efeitos negativos:

 – Alto custo com manutenções dos equipamentos (REPs);

– Compra frequente de bobinas de papéis para a emissão dos comprovantes de registro de ponto;

– É passível de fraudes, quando a marcação é feita por um cartão magnético;

– O colaborador pode esquecer de bater o ponto;

– Excesso de mão de obra e tempo no fechamento da folha de ponto no final do mês;

– Problemas com o equipamento geram diversas inconsistências;

– Para o cálculo das horas, é previsto duas formas que requerem mais atenção e cuidado: cálculo feito manualmente, o que é possível de erros; e a adoção de um software a parte para o tratamento dos dados, gerando custos adicionais para a mesma finalidade.

Tipos de controle de ponto que se aplicam a Portaria 1510

Dentro da Portaria 1510, existem 04 formas para controlar o ponto, asseguradas pela lei.

Antes de escolher qual é o melhor para a sua empresa, é importante compreender os motivos que levam a optar por um controle de ponto, associando as especificações de cada sistema.

O controle de ponto manual é um desses métodos, aplicado por meio de um cartão de ponto ou até mesmo planilhas, cujo colaborador anota as suas entradas, intervalos e saídas, de forma totalmente manual. Atualmente não é a forma mais segura e prática do mercado, mas ainda é muito utilizado por pequenas e médias empresas.

Já o controle de ponto mecânico, também conhecido como relógios de ponto cartográficos, se dá por meio de um cartão de ponto, onde o colaborador insere no equipamento, e essa ficha é carimbada com as devidas informações da jornada de trabalho do colaborador. Esse formato gera a necessidade do RH transcrever todos os dados para uma base, para assim realizar o fechamento da folha.

Como você já conhece, existe o controle de ponto eletrônico, que permite o registro do ponto por meio do sistema REP, por cartão magnético, biometria ou senha.

E por último, o controle de ponto alternativo surgiu para sanar as deficiências que os outros controles não atendiam, como gerenciar toda a jornada de trabalho do colaborador online via aplicativos em celulares e no navegador, por meio de computadores e notebooks. Além de trazer outras formas de marcação de ponto, como reconhecimento facial e QR Code.

Mais adiante saberemos uma portaria específica que regulamenta o funcionamento do controle de ponto alternativo.

O que é sistema de ponto alternativo?

O sistema de ponto alternativo é todo e qualquer sistema digital que permite o registro de ponto por meio de softwares. Essa nova possibilidade para a marcação e gestão do ponto foi regulamentada pela Portaria 373.

As nuances da gestão de pessoas dentro de uma empresa, precisam ser consideradas e tratadas não apenas ter um sistema que registra a batida do ponto do colaborador. Ademais, há a necessidade de uma ferramenta que dê acesso a indicadores de RH e dados essenciais para análises e criação de estratégias dentro de uma corporação.

Com o avanço da tecnologia, a Portaria 373 foi criada para complementar a Portaria 1510, regularizando o uso de softwares e plataformas de gestão de jornada dentro das empresas.

O que diz a Portaria 373?

A Portaria 373 do MTE surgiu junto com a atualização da lei trabalhista em 2011, com o objetivo de regulamentar os sistemas alternativos para o registro e gestão do ponto.

Essa portaria abre as portas para um novo mercado que transformou as rotinas do RH, além de oferecer uma praticidade jamais vista anteriormente em qualquer controle de ponto já implementado no Brasil.

Portanto, a Portaria 373 só pode ser aplicada nas empresas que são autorizadas pelas Convenções Coletivas ou Acordo Coletivo de Trabalho. Somente após essa liberação, a empresa poderá realizar a implementação do sistema alternativo.

Principais características da Portaria 373

A Portaria 373 regulamenta algumas responsabilidades que o empregador deve obedecer. Entre elas, aborda o que as empresas de aplicativos de ponto eletrônico online devem cumprir juntamente com a empresa que o contratou.

Confira abaixo o que você precisa garantir ao contratar uma empresa de sistema alternativo de ponto:

O sistema alternativo não deve:

– Restringir à marcação do ponto;

– Ter marcação do ponto automática, ou seja, pré-estipulada;

– Alterar ou eliminar os dados registrados pelo empregado;

O sistema alternativo deve:

– Estar disponível no local de trabalho;

– Ter a identificação de empregador e empregado; 

– Possibilitar através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

É visto que algumas condições impostas pela Portaria 373 são as mesmas da Portaria 1510, isso ocorre por ser uma portaria complementar. 

Registro do ponto no celular é seguro?

Além de ser totalmente seguro, registrar o ponto pelo celular é permitido pela lei, conforme vimos na Portaria 373.

A segurança em bater o ponto pelo celular se dá por conta de alguns fatores, como o armazenamento dos dados em nuvem.

Essa tecnologia permite reunir arquivos sem comprometer a memória do computador, contendo a mesma característica de um HD externo. Isso garante que nenhuma informação seja alterada ou apagada.

A geolocalização também é um recurso de segurança, pois exibe precisamente a localização em tempo real no momento da batida.

Além desses recursos de proteção de dados, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, cujo todos os sistemas alternativos devem seguir rigorosamente.

Quais as principais vantagens da Portaria 373?

Ao adotar um sistema alternativo, o RH diminui diversos problemas que são comuns com os outros tipos de controle de ponto.

Além de ter benefícios como:

– Eliminação do absenteísmo;

– Marcações pontuais;

– Acesso à documentos que protegem a empresa de processos trabalhistas;

– Além de uma gestão eficiente nos cálculos de horas extras e banco de horas antes do acúmulo excessivo;

– Marcação de ponto para os profissionais externos e em home office.

Qual a diferença da portaria 1510 e 373?

Cada portaria possui suas especificações para garantir os deveres e direitos para a empresa e colaborador. Confira abaixo as diferenças entre as portarias 1510 e 373.

Portaria 1510

– Comprovante de marcação do ponto em papel; 

– Registro de ponto feito apenas no relógio de ponto;

– Para os colaboradores externos e em home office é necessário que o profissional vá até o ambiente de trabalho ou marque a sua jornada numa folha de ponto;

– É necessário que o equipamento tenha uma porta de entrada USB externa para captura dos dados de armazenamento;

– Todas as empresas que possuem mais de 20 colaboradores podem aderir aos sistemas manuais, mecânicos e/ou eletrônicos. 

Portaria 373

– Comprovante de marcação do ponto via aplicativo;

– Registro de ponto viabilizados em celular, computador, tablet e notebook;

– Os colaboradores externos em home office tem fácil acesso a marcação em qualquer lugar por conta dos meios eletrônicos;

– Dados armazenados em nuvem;

– A adesão do sistema alternativo é feita a partir de convenção coletiva.

Desta forma, é perceptível as diferenças entre cada portaria e o quanto isso pode impactar na gestão e orçamento de uma empresa.

Escolha um sistema que siga a Portaria 373

Assim como vimos ao decorrer desse artigo, ao adotar o sistema alternativo para a marcação do ponto e gestão completa dos colaboradores, existem alguns requisitos que a empresa deve seguir, para assim evitar problemas com a legislação trabalhista e dar mais transparência para os colaboradores.

A Ponto Icarus é um aplicativo de ponto eletrônico online que segue todas as diretrizes da Portaria 373, sem contar que uma de suas principais preocupações é estar alinhada com todas as atualizações da lei referente ao ponto eletrônico.

Com a evolução do mercado, tecnologia e sociedade, a gestão de pessoas tem se tornado cada vez mais acompanhada pelas empresas. Por isso, oferecer uma plataforma que apresente indicadores como a taxa de absenteísmo e a média de banco de horas e horas extras de determinado departamento, por exemplo, são essenciais para a tomada de decisão e otimização do tempo.

Na Ponto Icarus, é possível extrair diversos relatórios para a análise. E tudo isso acontece em tempo real. O aplicativo também permite o acesso sem internet para não comprometer as instabilidades que possam surgir.

Além de ter todas as características presentes no sistema alternativo citados neste artigo, saiba mais sobre a plataforma que tem transformado a gestão da jornada de trabalho nas empresas. Acesse o nosso site e conheça como podemos te ajudar. 

Conclusão

Nesse artigo você viu detalhes sobre as portarias 1510 e 373, seu embasamento e modificações para abranger outros métodos de registrar o ponto eletrônico nas empresas.

Em suma, todas essas leis e portarias sobre controle de ponto têm o objetivo de proteger a empresa contra processos trabalhistas e garantir aos colaboradores os seus direitos perante o contrato CLT, como foi abordado neste artigo.

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