O espelho de ponto precisa ser assinado?

Todos os funcionários precisam saber como funciona a dinâmica de controle da jornada de trabalho, marcando o ponto ao entrar e sair da empresa, fazer seus intervalos conforme acordado com a chefia e cumprir suas horas extras – quando for o caso.

Embora as empresas usem ferramentas distintas para realização desta tarefa, é o departamento de RH que deve compreender os detalhes desse processo, incluindo os diferentes modelos de registro de ponto, bem como as particularidades desses registros emitidos, para que estejam de acordo com a legislação trabalhista em vigor.

Com as novas tecnologias de registro de ponto que foram surgindo nos últimos anos surgiu também uma dúvida: o espelho do ponto deve ser assinado ou não?

Como essa é uma dúvida relativamente comum, vamos falar sobre ela no post de hoje.

No que consiste o espelho de ponto?

Espelho de ponto, como dito acima, é um documento em que constam as informações sobre a jornada de trabalho de um colaborador, emitido mensalmente e que pode ser físico ou digital, possuindo valor judicial. 

O espelho de ponto funciona como um relatório que contém um resumo da jornada de trabalho mensal de cada funcionário, sendo esse documento emitido com base nas anotações registradas em um sistema de ponto, que pode ser:

  1. Manual
  2. Mecânico
  3. Eletrônico
  4. Digital

De acordo com o funcionamento de cada sistema, esse espelho exige um tipo de assinatura. Então entender como cada um deles funciona é essencial.

1. Ponto manual

Modelo mais antigo e mais simples para implementação, sendo o modelo de ponto em Excel o “substituto” digital. 

Nesse modelo de registro, o funcionário anota seus horários de entrada e de saída, bem como seus intervalos de almoço e horas extras –  a punho mesmo, de forma manual,  em um caderno ou em uma planilha.

Possui um espaço para assinatura para validação do documento e, no caso das planilhas, ao final do mês, são impressas para a coleta manual das assinaturas.

2. Ponto mecânico

Quase tão antigo quanto o anterior e parcialmente analógico, esse tipo utiliza o famoso cartão de ponto cartográfico.

O funcionário insere o seu cartão na máquina com um relógio que computa os dados relativos aos seus horários, sendo esses dados importados para um arquivo, no qual o setor de RH faz a sua conferência manual.

3. Ponto eletrônico

Aqui um relógio digital marca a hora exata de entrada e de saída do funcionário de forma automática e os dados obtidos não podem ser alterados. 

Existem várias formas de fazer o registro da jornada de trabalho pelo ponto eletrônico: leitura da biometria, ou cartões magnéticos (crachá de funcionário), tornando a coleta de dados mais fácil e conferindo ao RH menos trabalho para processar as informações do espelho de ponto eletrônico, além de minimizar erros ou incongruências.

Contudo, o custo de instalação e posterior manutenção desse sistema é alto.

4. Ponto digital

Essa é a tecnologia mais avançada que surgiu para suprir as demandas de um ambiente de trabalho cada vez mais digitalizado. 

Com o ponto digital, o registro da jornada de trabalho do colaborador  é feito através de aplicativos e softwares de controle de frequência, o que confere flexibilidade para o funcionário que atua em regime remoto ou híbrido.

Também dando agilidade à empresa que possui acesso aos dados em sua totalidade, de forma on-line e imediata.

Como ele funciona?

O espelho de ponto coleta dados relevantes para o balanço mensal realizado pelo RH – incluindo informações como: 

  • Horário de entrada e de saída dos funcionários;
  • Horas extras registradas;
  • Atrasos e saídas do trabalho (com ou sem autorização ou motivo);
  • Faltas e ausências ao trabalho.

Que informações devem constar no relatório de espelho de ponto?

As informações mínimas que devem constar no relatório do espelho de ponto, segundo o Art. 84 da Portaria 671 são os seguintes:

I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO;

II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo ou função exercida;

III – data de emissão do espelho de ponto eletrônico e período que compreende o relatório;

IV – horário e jornada contratual do colaborador;

V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

VI – duração das jornadas realizadas, levando em consideração o horário noturno reduzido, quando for o caso.

Assinatura no espelho de ponto é obrigatório?

Chegamos ao cerne da questão!

Existe grande importância na assinatura do espelho de ponto pelo funcionário, já que isso evidencia que ele está de acordo com as informações que ali constam afinal, dando validade ao documento.

A validade jurídica da assinatura eletrônica no espelho de ponto não está incluída na CLT, mas sim na Lei n.º 14.063, de 2020, que ampliou a lista de documentos públicos que podem ser validados de forma digital.

Mesmo não sendo algo legalmente obrigatório, a assinatura no espelho de ponto é  de suma prioridade para que a empresa tenha um resguardo legal, pois é sabido que o registro de ponto é obrigatório para empresas com 20 ou mais funcionários, por determinação da CLT.

A legislação trabalhista vigente no Brasil não exige a assinatura no registro de ponto do empregado para que seja conferido validade a ele – pois a simples ausência da assinatura do empregado não desqualifica este documento.

Mas isso pode acabar gerando revezes jurídicos ao seu negócio, caso seja necessária a produção de prova de fraude nos registros que invalide os dados apresentados.

Dessa forma, quanto mais eficiente for a captação de informações sobre a jornada de trabalho do colaborador, menor é a propensão de falhas na hora de fechar a folha de ponto.

Ressaltamos o fato de que o trabalhador tem todo o direito e amparo legal para acessar suas informações do relatório do espelho de ponto eletrônico a cada mês, seja de forma informatizada ou impressa, e inclusive uma via deste documento pode ser entregue ao funcionário caso ele solicite.

O espelho de ponto deve ser mostrado aos colaboradores e também assinado por eles, de forma a validar o documento e as informações constatadas ali sejam atestadas como verdade.

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Nosso sistema de ponto eletrônico é uma ferramenta de ponto inteligente, que além de facilitar o dia a dia da sua empresa, garantindo maior veracidade das informações registradas no ponto e contemplando uma emissão de espelho de ponto automatizada e mais detalhada.

Nosso sistema permite que sua empresa possa enviar o espelho de ponto para todos os colaboradores, tudo isso com um clique. Além de solicitar a eles que assinem o documento diretamente no app que conta com toda validade jurídica exigida e, caso o funcionário deseje uma cópia após a assinatura, ele pode baixar a versão assinada, sempre que desejar.

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