O período de isolamento social nos ensinou diversas maneiras diferentes de trabalhar. Por meio do home office, muitas empresas garantem que as atividades sejam desempenhadas com segurança. Porém, junto com as novas formas de trabalho, surgem novas situações.

Um exemplo é a marcação de ponto dos colaboradores. Talvez a empresa utilize relógios mecânicos ou os REP (registrador de ponto eletrônico). A dúvida passa a ser sobre como efetuar a marcação nos registros à distância. A saída é a marcação de ponto digital, feita por aplicativos, tablets ou computadores com o uso da Internet.

Embora o uso do ponto digital esteja autorizado desde 2011, mais do que nunca ele está recebendo atenção. Não só o trabalho remoto a partir de casa contribui para isso. O registro de ponto dos colaboradores que estão exercendo suas atividades em campo é outro bom motivo para adoção de formas alternativas de marcação.

O emprego das formas alternativas de registro de presença é regulado pela portaria 373, do Ministério do Trabalho e Emprego, em vigor desde 1º de setembro de 2011. Confira agora o que essa portaria determina e o que fazer para se adequar a ela.

A Portaria 373

Essa portaria prevê a possibilidade de serem usadas formas alternativas de marcação de ponto, como é o caso dos aplicativos. Ela vem revogar a portaria 1110 e complementar a 1510, que trata do uso dos REP.

As formas alternativas de marcação de ponto têm por objetivo facilitar o acesso aos registros de ponto, mesmo à distância. Assim, passa a valer o uso de dispositivos com acesso à Internet para a marcação de presença. Entretanto, para utilização desses métodos, as empresas precisam observar atentamente as disposições dessa norma. As principais são:

• Os sistemas alternativos não podem permitir marcação automática de ponto;
• Eles precisam identificar o usuário e a empresa;
• Deve permitir a geração de relatório com os dados registrados;
• Não pode permitir que a empresa exclua dados incluídos pelo colaborador;
• Não podem exigir autorização para marcação de horas extras;
• Deve ser homologado junto aos sindicatos.

Este último fator deve ser observado com cuidado. A homologação, para garantir a legalidade da utilização dos sistemas alternativos, deve ser feita por acordo coletivo de trabalho. Também é preciso, no documento de ACT expedido pela empresa, que os aplicativos atendem aos pareceres técnicos e às regras da portaria 373.

Como homologar

Antes de proceder à homologação, as empresas interessadas em utilizar o ponto digital precisam verificar junto ao sindicato se a portaria 373 já está homologada. Caso não esteja, o empregador precisa redigir um documento explicando a necessidade do uso dos novos sistemas, solicitando a homologação e assegurando que o acordo coletivo está vigorando.

Em seguida, este documento deve ser levado ao sindicato, que fará a homologação. Somente a partir daí é que a empresa pode começar a usar o ponto digital. Para isso, a organização precisa escolher um sistema, dentre as diversas opções do mercado, que atenda às suas necessidades.

Ao adotar o sistema alternativo, é recomendado à empresa que promova treinamentos com seus empregados para o uso correto dele. Podem surgir dúvidas entre os colaboradores e os treinamentos servirão para eliminar as questões.

As empresas não podem desperceber as exigências para a implantação do ponto digital. A não observação das normas do Ministério do Trabalho acarreta sanções para as organizações. O artigo 75 da CLT especifica penalidades, como multas. Por isso é necessária a validação da portaria 373 junto aos sindicatos.

Outro detalhe importante é que o MTE pode fiscalizar o cumprimento das normas da portaria. Em caso de descumprimento durante a fiscalização e consequente reprovação por parte do Auditor do Trabalho, também podem ser aplicadas multas.

Vantagens de adotar os sistemas alternativos

Para grande parte das empresas, é vantajoso investir no ponto digital. Uma das situações que favorecem o uso dos sistemas alternativos é o trabalho externo. Outra situação é a disposição dos funcionários dentro da empresa. Caso sejam muitos e espalhados entre setores diferentes, o custo com relógios de ponto eletrônico aumenta muito, já que cada setor deve receber um.

Com o uso dos pontos digitais, essa situação se resolve, já que o empresário pode contar com a possibilidade de os aplicativos estarem instalados nos equipamentos pessoais dos colaboradores.

Caso a empresa não consiga homologar a portaria 373, os aplicativos não devem ser utilizados. Nesse caso, a empresa deve continuar a seguir as regras da portaria 1510. Ela obriga a utilização do REP nas micro e pequenas empresas. Também, deve emitir um comprovante de registro de ponto.

A portaria 1510 foi estabelecida em 2009. A justificativa para o emprego do REP é evitar erros humanos e a marcação irreal dos horários de entrada e saída, evitando que a empresa pague vencimentos maiores do que os verdadeiros. O uso dos registros eletrônicos de ponto está condicionado, na maioria das vezes, à coleta da impressão digital do trabalhador.

As empresas que estão interessadas em implantar os sistemas alternativos geralmente estão considerando a economia, a praticidade e os recursos modernos das aplicações. Os pontos digitais oferecem todas essas características.

Os custos de impressão de comprovantes podem parecer mínimos. Entretanto, vão representar um grande custo para a organização com o decorrer do tempo. Isso sem falar na questão da sustentabilidade e responsabilidade ambiental.

Outra vantagem em empregar o ponto digital é a possibilidade de conhecer a localização do usuário em tempo real, garantindo que ele esteja cumprindo as atividades nos locais corretos. Um avanço em relação ao ponto eletrônico está a aplicação do reconhecimento facial do colaborador. Essa é outra forma de evitar fraudes na folha de ponto.

Ao analisar as opções existentes no mercado para a escolha do seu sistema de ponto digital, procure por uma empresa de qualidade, certificada e preocupada com a qualidade dos seus serviços. Isto é o que nós oferecemos aos nossos clientes.

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