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O que é Esocial e para que ele serve?

Desde julho de 2018, o eSocial passou a ser obrigatório para todas as empresas e muitos empresários ainda não entendem exatamente como funciona esse sistema.

Com a dificuldade em lidar com as inúmeras obrigações acessórias da área trabalhista nas empresas, o Governo Federal implantou este sistema para, além de aumentar a fiscalização, integrar e simplificar as diferentes obrigações trabalhistas, previdências e fiscais num só sistema.

Neste artigo vamos te explicar o que é o eSocial, como ele funciona, vantagens e desvantagens e como sua empresa precisa se adaptar.

O que é eSocial?

O nome “eSocial” é uma abreviação para “Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas”, então já dá para ter uma ideia do que ele faz.

O eSocial é um sistema criado pelo governo para unificar o envio de informações dos funcionários e estagiários das empresas, visando centralizar todas as obrigações referentes aos seus empregados. É uma forma de simplificar essa prestação de contas pelas empresas porque substitui e unifica muitas das obrigações que os empresários já cumpriam.

Ou seja, é um sistema para receber e consolidar todas as obrigações da área trabalhista das empresas, passando a ser obrigatório para todas as empresas do país. Considerando a variedade das obrigações que envolvem as relações trabalhistas, o sistema utiliza dados da Receita Federal, do Ministério do Trabalho, da Previdência Social e da Caixa Econômica Federal.

Para que serve o eSocial?

Em poucas palavras, o que o eSocial faz é oferecer um sistema unificado de folha de pagamento digital, de forma que a empresa possa fornecer todos os dados referentes aos seus trabalhadores a esses órgãos, simplificando essas obrigações acessórias trabalhistas.

Isso torna todo procedimento mais rápido e efetivo para as empresas, além de facilitar a fiscalização por esses órgãos públicos (Receita, Previdência etc.) para o empresário empregador, enquanto provê informações mais acertadas sobre a movimentação dos trabalhadores no mercado de trabalho.

Considerando que o eSocial é um sistema digital, é importante mencionar que as empresas precisam de um certificado digital para assinar os documentos enviados. Um certificado digital é como uma chave de acesso para diversas plataformas, incluindo o eSocial, e te permite assinar documentos de forma digital e garantir a autenticidade das suas informações.

Outro ponto importante é que existem prazos para que você cumpra suas obrigações acessórias trabalhistas com o eSocial, como questão de admissão de funcionários, desligamentos, avisos-prévios etc. É essencial se atentar a estes prazos porque sua empresa pode incorrer em multas e penalidades, das quais vamos falar logo abaixo.

Quais obrigações o eSocial substitui?

Uma das principais funções do eSocial é simplificar a rotina dos setores de RH dos empregadores e isso vem com a simplificação das informações que precisam ser prestadas, o que ocorreu com a substituição de cerca de 15 documentos que agora são unificadas:

1. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
2. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
3. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
4. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
5. Livro de Registro de Empregados
6. Quadro de Horário de Trabalho
7. Folha de pagamento
8. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
9. Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
10. Guia da Previdência Social (GPS)
11. Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
12. Comunicação de Dispensa (CD)
13. Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)

Quem deve aderir ao eSocial?

Até julho de 2018, apenas as empresas de grande porte eram obrigadas a aderir ao eSocial, entretanto isto mudou e agora todas as empresas ou pessoas físicas que contrata prestadores de serviço deve estar cadastrado no eSocial.

Com o início da pandemia, o cronograma para que as empresas passem a utilizar o eSocial foi alterado, e as empresas e empregadores foram divididos em quatro grupos com datas definidas para concluírem o seu cadastro.

Dessa forma, empregadores pessoas físicas e jurídicas devem aderir ao eSocial, incluindo Microempresas (ME), Microempreendedores Individuais (MEI) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) com funcionários.

Penalidades e multas do eSocial

Como mencionamos antes, tanto o fato de não adotar o sistema como perder os prazos para prestar as suas informações podem levar multas e penalidades para as empresas, por isso é importante que você se organize e que o seu sistema de gestão empresarial seja integrado ao eSocial, como o sistema de ponto eletrônico da Ponto Icarus.

Diferentes faltas levam a diferentes penalidades, mas é interessante notar que muitas questões do dia a dia do trabalho devem ser informadas, como contratação, alterações cadastrais, exames médicos, afastamento temporários. Também existem penalidades por omissão de dados, como no caso de acidentes de trabalho.

Vale mencionar que os valores podem variar, mas são sempre “salgados”, por isso é importante manter o seu eSocial em dia.