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Como fazer a Gestão de Ponto nos sistemas Presencial, Remoto e Híbrido?

Se sua empresa ainda sofre com a Gestão de Ponto, chegou a hora de adotar soluções definitivas para este problema. Leia este artigo com dicas de como deixar este controle mais funcional e otimizado, tanto para o modelo de trabalho presencial, como remoto e híbrido. 

Inegavelmente, todos sabemos que a Gestão de Ponto é primordial para as empresas evitarem prejuízos operacionais, redução de produtividade, além de problemas com a Justiça do Trabalho. 

Em suma, ela permite a documentação dos horários de entrada e saída dos colaboradores e a avaliação precisa de faltas, atrasos, férias e horas extras. 

Por um longo período, isso tudo era realizado de forma manual, o que demandava um enorme volume de trabalho. Agora, com o avanço da tecnologia, já é possível automatizar o processo e torná-lo mais eficiente. 

Independentemente do modelo de trabalho (presencial, remoto ou híbrido), sua empresa precisa do apoio das melhores ferramentas de ponto, para manter-se atualizada e segura.

Dicas para a Gestão de Ponto no modelo presencial.

Em síntese, o processo da Gestão de Ponto começa na definição da jornada de trabalho, segue com a marcação de ponto e termina com o tratamento das informações, com o objetivo de gerar os apontamentos. 

Engana-se quem pensa que estes procedimentos são simples e rápidos. Pelo contrário, eles possuem etapas minuciosas. Cada empresa tem suas características e desenvolve seu processo interno. Porém, algumas são gerais e nos ajudam a entender melhor a gestão. São elas:

  • Controle de jornada;
  • Cálculos de horas; 
  • Tratamento de ponto; 
  • Apontamentos; 
  • Fechamento de folha.

Principalmente, verifique se está tudo de acordo com a Legislação Trabalhista, como as regras para diferentes funcionários, para os intervalos e quais faltas podem ser justificadas, por exemplo. 

Para mais informações, você pode acessar este artigo, que publiquei aqui no Blog da Ponto Icarus, abordando “Escalas de Trabalho: entenda o que são e as permitidas pela CLT”.

Outro ponto importante a ser observado é a necessidade de a empresa criar boas políticas internas. Só para exemplificar: podem ser normas sobre tolerância de atrasos, horas extras, banco de horas etc.

Os Desafios da Gestão de Ponto com o Home Office.

Bom, você já deve ter percebido que fazer a Gestão de Ponto não é tarefa fácil e exige cada vez mais uma atenção especial dos profissionais da área. 

Soma-se a isso, o crescimento do home office. Segundo dados do IBGE, em 2018, 3,8 milhões de brasileiros já trabalhavam em casa, o maior contingente registrado até então.

Esse crescimento foi acelerado durante a pandemia, que impôs medidas restritivas para a aglomeração das pessoas. De acordo com estudo do IPEA, em 2020, 11% dos trabalhadores ativos no Brasil exerceram suas atividades profissionais de forma remota.

Esta situação reforçou ainda mais a necessidade das empresas buscarem a Gestão de Ponto por meio do sistema de ponto eletrônico on-line. 

Trata-se de um modelo de software que funciona através da nuvem, o que possibilita a marcação e o controle do ponto a distância. 

Entretanto, muitas empresas podem ficar com dúvidas em relação ao que é ou não é permitido pela Legislação Trabalhista neste quesito. 

Sobre este assunto, publicamos aqui no blog um artigo falando sobre “CLT e Home Office: saiba o que diz a lei e como preparar a volta ao presencial”.

O segredo está em investir em tecnologia.

Não há como superar estes desafios sem um decisivo investimento em inovação e tecnologia.

Só isso permitirá que sua empresa possa ter um processo de registro completo, com total segurança da marcação, para garantir a veracidade dos dados.

Assim sendo, bastará utilizar um aparelho de celular, notebook ou tablet, para que o gestor tenha acesso aos registros feitos pelos funcionários. 

O aplicativo de ponto eletrônico on-line da Ponto Icarus é uma plataforma totalmente digital, que centraliza toda a Gestão de Ponto.   

É a solução ideal também para empresas que possuem vários relógios de ponto e funcionários espalhados por várias filiais. 

Ainda mais, resolve os problemas das empresas cujos funcionários adotam escalas diferentes ou em trabalhos externos.

Outro grande benefício é o acompanhamento da jornada de trabalho em tempo real, a partir de todos os dados da operação. O que garante também a identificação de pontos críticos para a produtividade da equipe e, sob o mesmo ponto de vista, saber se alguém está precisando de ajuda para cumprir as tarefas. 

Veja porque a negociação é a melhor saída.

Durante a pandemia, o modelo de trabalho remoto foi a única opção possível para manter o trabalho e cumprir a exigência de distanciamento social. Contudo, com o retorno gradual das atividades, começou a despontar a escolha pelo trabalho híbrido.

Os modelos de trabalho presencial, remoto ou anywhere office (de qualquer lugar) passaram a fazer parte do dia a dia de trabalhadores e empregadores. 

A negociação está sobre a mesa e as empresas que não abrirem espaço para esta nova realidade poderão sofrer com a perda de talentos valiosos. 

Nesse sentido, o modelo híbrido se mostra como o caminho certo para um entendimento entre as partes, que atende as demandas dos colaboradores e as necessidades das empresas.

Este equilíbrio tende a se firmar como o futuro do trabalho e as ferramentas tecnológicas se consolidam como aliadas nesse processo.

Como escolher um sistema de Gestão de Ponto adequado?

Primeiramente, certifique-se de que o sistema de Gestão de Ponto apresenta soluções práticas para qualquer das formas de trabalho mencionadas acima. Em seguida, observe estes 4 pontos: 

  1. Estabilidade: a plataforma deve ser estável e robusta, com controles de identificação modernos, para garantir a confiança nas operações.
  2. Flexibilidade: deve conseguir se adaptar perfeitamente às necessidades específicas da sua empresa, facilitando a Gestão de Ponto.
  3. Confiabilidade: deve gozar de reconhecimento no mercado e oferecer um plano de assistência e atualizações, com atendimento rápido e moderno.
  4. Segurança: equipamentos e softwares devem garantir que não haja fraudes ou alterações e que apenas pessoal responsável controle a gestão.

A Ponto Icarus atende a todos estes pontos. Além disso, oferece um sistema operacional amigável, com dashboards e relatórios inteligentes, desburocratização de processos sobre a jornada de trabalho, distribuição automática de qualquer documento em PDF, assinatura de documentos e melhoria de autogestão da jornada pelos próprios colaboradores. 

Sem contar com a completa conformidade com a legislação atual, como a Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, e a Portaria 671, que regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho.

Esta é, sem dúvida, a solução definitiva para todos os seus problemas com a Gestão de Ponto, qualquer que seja o modelo de trabalho adotado.

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